本文講解了文檔管理工作的新變化：1.文檔信息的虛擬性決定文檔管理轉(zhuǎn)向虛態(tài)化；2.文檔信息對設(shè)備系統(tǒng)的依賴影響信息可讀性；3.文檔信息的網(wǎng)絡(luò)生存環(huán)境使其面臨安全風(fēng)險；4.文檔信息真實(shí)性的認(rèn)定和維護(hù)變得異常艱難；5.網(wǎng)絡(luò)的開放自由容易引發(fā)電子文檔管理失控；6.信息用戶的快捷需求促使信息服務(wù)模式轉(zhuǎn)化。 　　1.文檔信息的虛擬性決定文檔管理轉(zhuǎn)向虛態(tài)化。與傳統(tǒng)文檔相比，電子文檔具有先進(jìn)性，也具有神秘性，具有高深莫測的虛擬性，可以說是文檔存在方式與發(fā)展的高級形態(tài)[1]。傳統(tǒng)文檔管理以“實(shí)態(tài)”文檔為主要管理對象，而如今的文檔管理以“虛態(tài)”文檔為主要管理對象，前者針對的是現(xiàn)實(shí)中的物理世界，而后者針對的是具有虛擬意義的邏輯世界。文檔管理從實(shí)態(tài)管理向虛態(tài)管理轉(zhuǎn)變，是一場文檔管理的革命，是對傳統(tǒng)文檔管理的揚(yáng)棄和超越。

2.文檔信息對設(shè)備系統(tǒng)的依賴影響信息可讀性。傳統(tǒng)文檔的信息內(nèi)容以文字或符號記錄于紙張等載體上，可直接識讀，而電子文檔的信息以二進(jìn)制數(shù)字代碼的形式記錄于磁盤、磁帶、光盤等載體上，其數(shù)字化信息形態(tài)決定了文檔信息在存儲過程中需要編碼，在檢索和閱讀過程中需要解碼，而這一切均需借助于一定的軟硬件系統(tǒng)，否則電子文檔既無法產(chǎn)生，也無法閱讀。隨著信息技術(shù)飛速發(fā)展，電子文件各自所用的編碼方式和迅速變化的計算機(jī)系統(tǒng)運(yùn)行環(huán)境之間的矛盾會越來越尖銳，外表看來保存完好的電子載體，信息也會不可讀。

3.文檔信息的網(wǎng)絡(luò)生存環(huán)境使其面臨安全風(fēng)險。由于文檔在計算機(jī)中生成，并通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳輸、處理，因而容易受到來自計算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)的多重威脅。一方面，互聯(lián)網(wǎng)上的非法訪問難以計數(shù)，現(xiàn)有的防火墻等技術(shù)對黑客高手防不勝防；另一方面，內(nèi)部人員通過USB閃存驅(qū)動器、WIFI調(diào)整解調(diào)器、智能電話、藍(lán)牙適配器、數(shù)碼音樂播放器、紅外線傳輸、電子郵件、FTP等各種方式將文檔信息管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)未經(jīng)授權(quán)二次擴(kuò)散和傳播出去。在內(nèi)外夾擊的“惡劣”網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中，文檔信息難以“獨(dú)善其身”，文檔管理必然“險象環(huán)生”。

4.文檔信息真實(shí)性的認(rèn)定和維護(hù)變得異常艱難。檔案的本質(zhì)屬性是原始記錄性，紙質(zhì)文檔的載體和記錄其上的外部特征如字跡、簽字、印章等密不可分，一同構(gòu)成文件原件身份的“證明人”。而電子文檔信息內(nèi)容和信息載體具有可分離性，計算機(jī)內(nèi)存貯的電子文檔無個人筆跡特征，無書寫墨跡和新舊的區(qū)別，被增刪、修改后可不留痕跡，可以在不同的計算機(jī)和載體之間傳遞和復(fù)制，此時文檔的載體僅僅成為某一特定時刻文件內(nèi)容的“承載物”，無法固定用以鑒別文件原始性的外部信息，從而直接影響到電子文檔的真實(shí)性、可靠性。

5.網(wǎng)絡(luò)的開放自由容易引發(fā)電子文檔管理失控。隨著網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用的深入，文件形式和來源也漸趨多樣化，由于沒有制度的約束與控制，重要公文未歸檔就從服務(wù)器中被刪除的事件時有發(fā)生，如果我們?nèi)跃窒抻趯⑽臋n管理的起點(diǎn)定位于文件的登記、分發(fā)，那么電子文件將有可能在文檔管理范圍之外運(yùn)轉(zhuǎn)，最終造成檔案的不完整、歷史記錄的缺失。

6.信息用戶的快捷需求促使信息服務(wù)模式轉(zhuǎn)化。受網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的影響，人們渴求快捷有效地利用文檔信息資源。過去文檔檢索體系建立在各種手工編目基礎(chǔ)上，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，不能再像過去那樣以卷為單位逐卷查找有關(guān)信息，要求把大量的現(xiàn)有文本信息輸入到計算機(jī)上，建立數(shù)據(jù)庫，以便利用全文檢索系統(tǒng)或超文本檢索系統(tǒng)自動進(jìn)行高速索引處理。

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