一、編寫會(huì)議簡報(bào)

會(huì)議期間的重要文書工作就是編寫會(huì)議簡報(bào)。會(huì)議簡報(bào)是會(huì)議的交流性和指導(dǎo)性文件，要求及時(shí)、準(zhǔn)確編寫。

編寫會(huì)議簡報(bào)的基本要求可以用四個(gè)字概括："快、新、實(shí)、短"。

"快"，是會(huì)議的時(shí)限性決定的。這就是說編寫會(huì)議簡報(bào)需要搶時(shí)間，不拖拉，一般要求當(dāng)天的情況當(dāng)天整理，當(dāng)天發(fā)出，最遲也要當(dāng)天整理，第二天發(fā)出。一些大型會(huì)議一天要發(fā)出簡報(bào)一至二期。

"新"，這是簡報(bào)的交流性和指導(dǎo)性決定的。就是說編寫簡報(bào)要提出新情況，新問題和新經(jīng)驗(yàn)，并反映在文字上應(yīng)注意使標(biāo)題醒目、吸引人。

"實(shí)"，是對(duì)一切公文的起碼要求。這就是簡報(bào)所反映的情況和問題要真實(shí)、準(zhǔn)確、不能隨意夸大或縮小。

"短"，簡報(bào)本身從字面上解釋就是簡短的報(bào)道。長了就不能稱其為簡報(bào)。而且也會(huì)影響到"快"。因此，會(huì)議簡報(bào)的行文特色應(yīng)當(dāng)是：開門見山，直接敘事，一語中的，盡可能一事一議，少做綜合報(bào)道。簡報(bào)一般字?jǐn)?shù)在幾百字至多不過千字。

二、能夠收集、編發(fā)會(huì)議信息

會(huì)議的新聞報(bào)道工作可以有多種方式：

第一種，由會(huì)議秘書組撰寫新聞報(bào)道稿件，然后經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審定后，向媒體發(fā)送；

第二種，在會(huì)議召開期間，邀請(qǐng)有關(guān)報(bào)社，電臺(tái)、電視臺(tái)派記者親自隨訪，發(fā)布消息；

第三種，在會(huì)議結(jié)束時(shí)，召開記者招待會(huì)，由領(lǐng)導(dǎo)人直接介紹會(huì)議情況并親自回答記者提出的各種問題。

三、能夠組織擬寫會(huì)議紀(jì)要

會(huì)議紀(jì)要是根據(jù)會(huì)議的主旨，用準(zhǔn)確而精煉的語言綜合記述其要點(diǎn)的書面材料。是在會(huì)議記錄的基礎(chǔ)上，分析、綜合、提煉而成，用來概括反映會(huì)議精神和會(huì)議成果的文件。并非所有會(huì)議都要產(chǎn)生會(huì)議紀(jì)要。會(huì)議紀(jì)要有兩個(gè)目的：一是讓與會(huì)者帶回去作為傳達(dá)貫徹會(huì)議精神的依據(jù)；二是上報(bào)，使上級(jí)主管部門和有關(guān)單位了解會(huì)議的情況或予以轉(zhuǎn)發(fā)。

擬寫會(huì)議紀(jì)要應(yīng)做到：

1.忠實(shí)于會(huì)議實(shí)際；2.內(nèi)容集中、概括、精煉；3.邏輯條理要清楚。

相應(yīng)知識(shí)

會(huì)議紀(jì)要有兩種類型：

一是例行會(huì)議紀(jì)要。如經(jīng)理辦公會(huì)議紀(jì)要、廠長辦公會(huì)議紀(jì)要。這種類型的會(huì)議紀(jì)要是將會(huì)議形成的決議下發(fā)，或讓上級(jí)了解會(huì)議的精神，因此要求簡明扼要。

二是工作會(huì)議紀(jì)要。是指各機(jī)關(guān)、部門或地區(qū)就重大工作問題召開專門會(huì)議，交流情況，統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，研究政策措施之后，需要整理出會(huì)議紀(jì)要，上報(bào)下發(fā)，或請(qǐng)求上級(jí)批轉(zhuǎn)。

會(huì)議紀(jì)要的內(nèi)容包括兩部分：

一是會(huì)議情況簡述。包括召開會(huì)議的根據(jù)、目的、時(shí)間、地點(diǎn)、參加會(huì)議的人員、會(huì)議討論的問題以及會(huì)議的成果。

二是對(duì)會(huì)議主要精神的闡發(fā)。這是會(huì)議紀(jì)要的主體部分。

注意事項(xiàng)

擬寫會(huì)議紀(jì)要應(yīng)當(dāng)做到：

第一，記實(shí)。即實(shí)事求是，忠于會(huì)議實(shí)際。為此，必須以會(huì)議紀(jì)錄為依據(jù)。對(duì)與會(huì)者的發(fā)言可以進(jìn)行概括、歸納、提煉，但絕不能增添與篡改內(nèi)容。

第二，記要。即抓住要點(diǎn)，對(duì)會(huì)議的中心議題和圍繞議題所做的決定進(jìn)行集中概括，去粗取精，集中歸納最有說服力的典型事例，引用最精彩的情節(jié)和語言，使全文突出重點(diǎn)。

第三，要有條理，眉目清楚，使人一目了然。

四、做好會(huì)議的值班工作與保密工作

具體做法

一些大中型會(huì)議，會(huì)場配有專門的服務(wù)人員，但秘書應(yīng)當(dāng)督導(dǎo)和協(xié)助服務(wù)人員做好以下工作：

1.與會(huì)人員入場時(shí)的驗(yàn)證與收票工作。

2.保持會(huì)場內(nèi)的秩序，維護(hù)場內(nèi)設(shè)備。

3.為會(huì)場內(nèi)人員提供開水、飲料以及其他服務(wù)。

4.觀注會(huì)場內(nèi)各種設(shè)備的使用情況。

5.做好會(huì)場內(nèi)安全保衛(wèi)工作。會(huì)場內(nèi)安全保衛(wèi)工作主要包括：

(1)防止與會(huì)議無關(guān)的人，隨便進(jìn)入會(huì)場；

(2)觀注會(huì)場內(nèi)的設(shè)備運(yùn)行情況，消除火災(zāi)隱患，防止意外事故的發(fā)生；

(3)保證會(huì)場內(nèi)人員的安全與健康，發(fā)現(xiàn)與會(huì)者中身體不適或突發(fā)疾病者，要及時(shí)請(qǐng)保健醫(yī)生或送往附近醫(yī)院或聯(lián)系急救中心；

(4)做好會(huì)議的保密工作。

注意事項(xiàng)

1.應(yīng)有相應(yīng)的值班制度與要求。

2.保密文件的分發(fā)、收回以及會(huì)議內(nèi)容的保密問題。

五、協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)做好會(huì)議總結(jié)工作及會(huì)后的反饋工作

1.做好會(huì)議的總結(jié)工作

會(huì)后總結(jié)工作應(yīng)當(dāng)做到及時(shí)、全面、客觀、公正。可以采取個(gè)人總結(jié)、小組評(píng)議、領(lǐng)導(dǎo)評(píng)價(jià)相結(jié)合的方法，并在此基礎(chǔ)上，盡可能召集全體工作人員開個(gè)總結(jié)會(huì)，交流經(jīng)驗(yàn)、表彰先進(jìn)。

2.會(huì)后反饋工作是指秘書人員根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的交辦或會(huì)議上的決定，將會(huì)議所做出的決策或決議在實(shí)際貫徹執(zhí)行中的所得到的結(jié)果、引起的反應(yīng)以及造成的影響等情況，回報(bào)給主辦會(huì)議的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的活動(dòng)。會(huì)后反饋可以用口頭或書面催詢的方式，必要時(shí)還可以直接深入到有關(guān)單位或部門進(jìn)行實(shí)地檢查與催詢。會(huì)后反饋工作是會(huì)議善后工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容，也是整個(gè)會(huì)務(wù)工作的一個(gè)重要組成部分。這項(xiàng)工作雖然是在會(huì)議結(jié)束之后進(jìn)行的一項(xiàng)工作，但對(duì)整個(gè)會(huì)議來說都是非常重要也是十分必要的，因?yàn)?，它能夠直接反映出?huì)議效果的好壞以及會(huì)議的主旨精神是否能夠落到實(shí)處。

注意事項(xiàng)

1.總結(jié)要注意收集書面總結(jié)材料，以便立卷歸檔。

2.反饋工作要注意形式多樣化，多方面掌握反饋信息。

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