現(xiàn)代秘書的信息觀念，是指秘書人員對(duì)信息的初步認(rèn)識(shí)以及在秘書工作實(shí)踐活動(dòng)中形成的對(duì)信息價(jià)值的總體印象。比如對(duì)待信息技術(shù)和信息工具的觀念，秘書人員如何看待信息技術(shù)，如何認(rèn)識(shí)信息網(wǎng)絡(luò)的功能，這就是衡量信息觀念先進(jìn)與否的一個(gè)具體標(biāo)準(zhǔn)。據(jù)有關(guān)調(diào)查顯示，大多數(shù)秘書人員認(rèn)為，互聯(lián)網(wǎng)和各種局域網(wǎng)既是一種新的認(rèn)識(shí)工具，又是一種新的交流工具，還是一種新的生產(chǎn)力，秘書工作只有同網(wǎng)絡(luò)結(jié)合起來，才能產(chǎn)生新的生機(jī)和活力。但是也有相當(dāng)一部分秘書人員對(duì)信息有一種神秘感，對(duì)網(wǎng)絡(luò)不感興趣，這就是信息觀念上的巨大差異。目前，國(guó)際互聯(lián)網(wǎng)已遍布我國(guó)城鄉(xiāng)各地，如果秘書人員具備先進(jìn)的信息觀念，積極地去了解、使用網(wǎng)絡(luò)，就可大大提高工作效率，減少很多不必要的重復(fù)勞動(dòng)。現(xiàn)代秘書良好的信息觀念，在本質(zhì)上就是尊重知識(shí)，崇尚科學(xué)，終身學(xué)習(xí)，善于接受新生事物。

在具備良好的信息觀念的基礎(chǔ)上，現(xiàn)代秘書人員還應(yīng)具備強(qiáng)烈的信息意識(shí)。信息意識(shí)是指秘書人員對(duì)秘書工作信息的感覺、知覺、情感、意志等心理品質(zhì)。具體表現(xiàn)為對(duì)信息是否具有特殊的、敏銳的感受力和持久的注意力，也就是指秘書人員對(duì)信息的敏感程度?，F(xiàn)代秘書強(qiáng)烈的信息意識(shí)，首先表現(xiàn)為能夠敏銳地感受到社會(huì)信息的變化對(duì)秘書工作帶來的不利和不利影響。秘書人員具有強(qiáng)烈的信息意識(shí)，就會(huì)積極主動(dòng)地挖掘、搜集、利用有利于領(lǐng)導(dǎo)決策和秘書工作開展的各種信息；

現(xiàn)代秘書的信息能力是指秘書人員在從事秘書實(shí)踐活動(dòng)中所應(yīng)具備的對(duì)于秘書工作信息的搜集、理解、分析、處理的能力。它主要包括五個(gè)方面的內(nèi)容：一是信息的獲取能力。秘書人員除了充分利用好組織建立的各種內(nèi)部信息網(wǎng)絡(luò)以外，還應(yīng)掌握并建立自己的常規(guī)信息渠道，善于開發(fā)新的秘書工作信息資源，并及時(shí)、準(zhǔn)確、全面地獲取所需要的信息。二是信息選擇的能力。信息時(shí)代，人們每時(shí)每刻都在面對(duì)著滾滾而來釣信息，信息垃圾、信息干擾、信息焦慮很難避免，而這些往往會(huì)影響領(lǐng)導(dǎo)的科學(xué)決策，因此，秘書人員必須學(xué)會(huì)準(zhǔn)確無誤地理解、識(shí)別、判斷、篩選所遇到的信息，以達(dá)到去粗取精、去偽存真、為我所用的目的。三是信息預(yù)測(cè)的能力。是指秘書人員在現(xiàn)有信息的基礎(chǔ)之上對(duì)未來的一種推斷和預(yù)見，它對(duì)秘書輔助領(lǐng)導(dǎo)決策具有決定意義。四是信息處理能力。即對(duì)所感知、選取和獲得的信息進(jìn)行深加工的過程，具體來講就是對(duì)信息進(jìn)行綜合分析、整理排序、歸類處理等工作。五是信息的運(yùn)用能力。是指秘書人員在獲取和處理信息的基礎(chǔ)之上，把自己的思想和見解融入其中，并通過恰當(dāng)?shù)那腊堰@些信息傳遞給他人，與他人進(jìn)行交流與共享，這是信息工作的最終目的。在信息時(shí)代和知識(shí)經(jīng)濟(jì)的大背景下新的學(xué)科不斷涌現(xiàn)，有資料顯示，全世界傳遞的信息量以每天近百億信息單元的速度遞增，并以5％一20％的加速度不斷發(fā)展。近30年來，人類生產(chǎn)的信息己超過過去5000年的信息量總和。英國(guó)技術(shù)預(yù)測(cè)專家詹姆斯·馬丁也做出了同樣的結(jié)論：人類的知識(shí)在19世紀(jì)是每50年翻一番，20世紀(jì)70年代是每5年翻一番，而近十年是每3年翻一番。在這種情況下人們不能掌握一種快捷的獲取信息的途徑將是非?？膳碌?。

要具備以上五種能力，必需一定的信息知識(shí)做鋪墊。秘書人員的信息知識(shí)應(yīng)該包括三個(gè)部分：一是信息文化知識(shí)。即具有基本的科學(xué)文化常識(shí)，對(duì)信息概念能正確地理解和應(yīng)用，對(duì)信息技術(shù)的發(fā)展和變化有一定的了解，對(duì)信息文化的影響與走向有所把握。特別是對(duì)信息網(wǎng)絡(luò)文化要能正確地理解。二是計(jì)算機(jī)和信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)常識(shí)。現(xiàn)代秘書人員要突出信息技能的教育和訓(xùn)練，這是秘書人員能夠不斷獲取新知識(shí)的基本工具。信息技能發(fā)展變化快，知識(shí)含量和技術(shù)含量高，學(xué)習(xí)掌握起來具有一定的難度，秘書人員應(yīng)下大力氣掌握它。當(dāng)前，一個(gè)優(yōu)秀的秘書人員應(yīng)具備的信息技能應(yīng)達(dá)到以下兩個(gè)目標(biāo)：第一是進(jìn)一步掌握網(wǎng)絡(luò)技術(shù)。第二是掌握基本的軟件操作，如數(shù)據(jù)庫(kù)軟件；通用的辦公自動(dòng)化軟件，包括文字處理工具，多媒體工具，網(wǎng)頁制作工具等；通訊軟件，如E—mail的傳送管理，遠(yuǎn)程信息查詢，上傳與下載等。目前電子商務(wù)與電子政務(wù)方興未艾，只有熟練掌握這些技巧，才可能迅速抓住所需要的信息，更好地為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)。1997年，加利福尼亞的網(wǎng)絡(luò)組件生產(chǎn)商西斯科公司，利用互聯(lián)網(wǎng)做成了2億美元的交易，占其總銷售額的40%，不僅如此，這家公司還借助數(shù)字化的銷售渠道一年節(jié)省經(jīng)費(fèi)4億美元。在我國(guó)，也有60％以上的大型企業(yè)．30％的中小型企業(yè)己經(jīng)開展或不同程度地使用電子化手段，開始電子商務(wù)的嘗試。三是一定的外語和法規(guī)知識(shí)。目前在秘書學(xué)領(lǐng)域中關(guān)于秘書人員的綜合素質(zhì)的探討中，都非常重視秘書人員多元化的才能和溝通能力，要求秘書人員至少懂得兩國(guó)甚至三國(guó)以上的語言，這不僅是秘書人員交往范圍擴(kuò)大提出的高要求，也是秘書人員做好信息工作的基礎(chǔ)。因特網(wǎng)上90％以上的信息是用英語來傳遞的，我們使用的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)和應(yīng)用軟件，大多都是用英文編寫的，因此，要更好的表達(dá)思想、接受和了解新技術(shù)、新信息，就必須掌握一定的外語知識(shí)。另外，由于信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應(yīng)用而產(chǎn)生的一些法律問題，也應(yīng)引起秘書人員的關(guān)注。比如使用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)要遵循我國(guó)現(xiàn)己出臺(tái)的有關(guān)法律，使用各種數(shù)據(jù)與信息，要合乎國(guó)家的有關(guān)法規(guī)，尤其應(yīng)嚴(yán)格遵守保密法規(guī)，防止失密、泄密問題的發(fā)生。

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