辦公自動化系統(tǒng)（OAS）Office Automation System

本意為利用技術的手段提高辦公的效率，進而實現(xiàn)辦公的自動化處理。采用Internet/Intranet技術，基于工作流的概念，使企業(yè)內(nèi)部人員方便快捷地共享信息，高效地協(xié)同工作；改變過去復雜、低效的手工辦公方式，實現(xiàn)迅速、全方位的信息采集、信息處理，為企業(yè)的管理和決策提供科學的依據(jù)。一個企業(yè)實現(xiàn)辦公自動化的程度也是衡量其實現(xiàn)現(xiàn)代化管理的標準。ＯＡ從最初的以大規(guī)模采用復印機等辦公設備為標志的初級階段，發(fā)展到今天的以運用網(wǎng)絡和計算機為標志的現(xiàn)階段，對企業(yè)辦公方式的改變和效率的提高起到了積極的促進作用。

OA軟件解決企業(yè)的日常管理規(guī)范化、增加企業(yè)的可控性、提高企業(yè)運轉(zhuǎn)的效率的基本問題，范圍涉及日常行政管理、各種事項的審批、辦公資源的管理、多人多部門的協(xié)同辦公、以及各種信息的溝通與傳遞?？梢愿爬ǖ恼f，ＯＡ軟件跨越了生產(chǎn)、銷售、財務等具體的業(yè)務范疇，更集中關注于企業(yè)日常辦公的效率和可控性，是企業(yè)提高整體運轉(zhuǎn)能力不可缺少的軟件工具。

OA發(fā)展的階段

工具階段：－紙張信息數(shù)字化，純文字、表格處理、存儲、查詢，工具階段

MIS階段：－數(shù)字信息采集匯總，流程、表單管理，局域共享，C/S結(jié)構(gòu)為主流

網(wǎng)絡協(xié)同工作時代－互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境，對信息全方位、多角度共享及協(xié)同要求，基于智能、門戶、管理及業(yè)務一體化整合，B/S結(jié)構(gòu)為主流。

雖然諸如Lotus 1-2-3和MS Office系列的許多應用軟件可以提高辦公效率，但是這僅僅是針對個人辦公而言。辦公自動化不僅兼顧個人辦公效率的提高，更重要的是可以實現(xiàn)群體協(xié)同工作。協(xié)同工作意味著要進行信息的交流，工作的協(xié)調(diào)與合作。由于網(wǎng)絡的存在，這種交流與協(xié)調(diào)幾乎可以在瞬間完成，并且不必擔心對方是否在電話機旁邊或是否有傳真機可用。這里所說的群體工作，可以包括在地理上分布很廣，甚至分布在全球上各個地方，以至于工作時間都不一樣的一群工作人員。

辦公自動化可以和一個企業(yè)的業(yè)務結(jié)合的非常緊密，甚至是定制的。因而可以將諸如信息采集、查詢、統(tǒng)計等功能與具體業(yè)務密切關聯(lián)。操作人員只須點擊一個按鈕就可以得到想要的結(jié)果，從而極大得方便了企業(yè)領導的管理和決策。

辦公自動化還是一個企業(yè)與整個世界聯(lián)系的渠道，企業(yè)的Intranet網(wǎng)絡可以和Internet相聯(lián)。一方面，企業(yè)的員工可以在Internet上查找有關的技術資料、市場行情，與現(xiàn)有或潛在的客戶、合作伙伴聯(lián)系；另一方面，其他企業(yè)可以通過Internet訪問你對外發(fā)布的企業(yè)信息，如企業(yè)介紹、生產(chǎn)經(jīng)營業(yè)績、業(yè)務范圍、產(chǎn)品/服務等信息。從而起到宣傳介紹的作用。隨著辦公自動化的推廣，越來越多的企業(yè)將通過自己的Intranet網(wǎng)絡聯(lián)接到Internet上，所以這種網(wǎng)上交流的潛力將非常巨大。

目前企業(yè)的辦公自動化程度可以劃分為以下四類：

起步較慢，還停留在使用沒有聯(lián)網(wǎng)的計算機，使用MS Office系列、WPS系列應用軟件以提高個人辦公效率。

已經(jīng)建立了自己的Intranet網(wǎng)絡，但沒有好的應用系統(tǒng)支持協(xié)同工作，仍然是個人辦公。網(wǎng)絡處在閑置狀態(tài)，企業(yè)的投資沒有產(chǎn)生應有的效益。

已經(jīng)建立了自己的Intranet網(wǎng)絡，企業(yè)內(nèi)部員工通過電子郵件交流信息，實現(xiàn)了有限的協(xié)同工作，但產(chǎn)生的效益不明顯。

已經(jīng)建立了自己的Intranet網(wǎng)絡；使用經(jīng)二次開發(fā)的通用辦公自動化系統(tǒng)；能較好得支持信息共享和協(xié)同工作，與外界聯(lián)系的信息渠道暢通；通過Internet發(fā)布、宣傳企業(yè)的產(chǎn)品、技術、服務；Intranet網(wǎng)絡已經(jīng)對企業(yè)的經(jīng)營產(chǎn)生了積極的效益。現(xiàn)在正著手開發(fā)或已經(jīng)在使用針對業(yè)務定制的綜合辦公自動化系統(tǒng)，實現(xiàn)科學的管理和決策，增強企業(yè)的競爭能力，使企業(yè)不斷發(fā)展壯大。

辦公自動化已經(jīng)成為企業(yè)界的共識。眾多企業(yè)認識到盡快進行辦公自動化建設，并占據(jù)領先地位，將有助于保持競爭優(yōu)勢，使企業(yè)的發(fā)展形成良性循環(huán)。

辦公自動化的實施應該考慮企業(yè)的實際情況，主要是企業(yè)的經(jīng)濟實力。按照上述分析，第一類企業(yè)進行辦公自動化建設就需要較多投入，既要搭建企業(yè)Intranet網(wǎng)絡，又要開發(fā)辦公自動化系統(tǒng)，需要企業(yè)有較強的經(jīng)濟實力才能完成；而對于第二、第三類企業(yè)，由于企業(yè)Intranet網(wǎng)絡已經(jīng)存在，只是沒有或沒有好的辦公應用系統(tǒng)，所以只須投入相對網(wǎng)絡投資少得多的資金即可開發(fā)通用辦公自動化系統(tǒng)，產(chǎn)生較高的投資回報。即便一步到位開發(fā)綜合辦公自動化系統(tǒng)其投資也要比網(wǎng)絡投資少得多，而產(chǎn)生的經(jīng)濟效益更高；對于第四類企業(yè)，由于其辦公自動化基礎好，只須較少的投資即可達到目前辦公自動化的最高水平。

那么，什么樣的企業(yè)適合使用辦公自動化(OA)系統(tǒng)?幾乎所有企業(yè)都適合使用辦公自動化(OA)系統(tǒng)，但不同企業(yè)使用的目的性會有所不同，具體是：

[1]信息化尚未入門的企業(yè)

由于沒有信息化應用基礎，先上辦公自動化(OA)，注OA有著近乎100%的成功率，有利于提高企業(yè)各級人員的基本素質(zhì)與計算機方面的實際操作能力，有利于今后業(yè)務領域企業(yè)信息化工作的開展。

[2]信息化失敗或者嚴重缺乏信息化工作信心的企業(yè)

信息化失敗，特別是大型業(yè)務管理系統(tǒng)失敗，例如ERP，給企業(yè)方面的信心打擊是十分沉重的，為了重塑信心或者一開始就回避一下風險，選擇辦公自動化不失為一種選擇。

[3]缺少信息化資金準備的企業(yè)

信息化投入一般比較昂貴，在沒見到實際效果的時候，多數(shù)企業(yè)會猶豫不決。因此，對于謹慎型的企業(yè)或者資金不充裕的企業(yè)，先上辦公自動化(OA)，有利于企業(yè)逐步了解企業(yè)信息化及其作用，減少今后信息化工作的盲目性。

[4]已擁有業(yè)務管理系統(tǒng)且需要進一步改善行政辦公與內(nèi)部信息交流環(huán)境的企業(yè)

辦公自動化(OA)與業(yè)務管理系統(tǒng)互為補充，可以豐富并完善企業(yè)信息化工作的形式與內(nèi)容。

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