1.表達(dá)規(guī)范、正確

秘書電話語(yǔ)言表達(dá)要體現(xiàn)出良好的職業(yè)規(guī)范，秘書人員的工作語(yǔ)言應(yīng)是普通話，要始終保持接聽(tīng)電話時(shí)的職業(yè)語(yǔ)調(diào)與規(guī)范用語(yǔ)，這是秘書的首要基本功。另外，因?yàn)殡娫捊徽劜幌窨谡Z(yǔ)交談，可以用除聲音之外的體態(tài)語(yǔ)來(lái)輔助表達(dá)，所以用語(yǔ)要規(guī)范。同時(shí)，電話交談?dòng)袝r(shí)因?yàn)榫嚯x問(wèn)題或線路干擾而使聲音模糊、失真，這一切都要求在接聽(tīng)電話之前，必須首先注意表達(dá)規(guī)范正確。

2.禮貌熱情，語(yǔ)氣清晰和婉

俗話說(shuō)，言為心聲，聲音能反映人的真情實(shí)感。秘書電話交談，更應(yīng)該運(yùn)用富有人情味聲音，力求使對(duì)方既收到語(yǔ)言，又收到情感信息。有人將電話比喻成不速之客，常會(huì)不顧對(duì)方是否歡迎而突然闖入。對(duì)于秘書，心情在某一時(shí)刻可能很不好，此時(shí)更要求秘書人員在接聽(tīng)電話時(shí)態(tài)度要熱情，語(yǔ)氣要和婉，不可生硬，不能讓對(duì)方感覺(jué)不舒服。

3.簡(jiǎn)潔

企業(yè)電話用語(yǔ)，不同于人們的日常生活中的電話用語(yǔ)，電話溝通的時(shí)效性很強(qiáng)，秘書人員必須有很強(qiáng)的時(shí)間觀念，長(zhǎng)話短說(shuō)，扣緊主題，不說(shuō)與主題無(wú)關(guān)的事。同時(shí)，簡(jiǎn)潔并不意味著一定要少說(shuō)話，在表達(dá)信息的過(guò)程中，一定要全面準(zhǔn)確，而不是一知半解。

4.保密

電話保密是企業(yè)信息保密中的一項(xiàng)重要內(nèi)容，秘書人員在接聽(tīng)電話時(shí)一定要注意保密，一般不要在普通電話里談秘密事項(xiàng)，同時(shí)也不能將和電話內(nèi)容有關(guān)的事項(xiàng)告訴無(wú)關(guān)的人員。如果對(duì)方在電話中問(wèn)及有關(guān)機(jī)密的事，秘書人員可根據(jù)情況，或婉言拒絕，或請(qǐng)示領(lǐng)導(dǎo)。

5.注意時(shí)間

這主要是針對(duì)打電話時(shí)，要考慮對(duì)方此時(shí)接電話是否方便，要注意各地、各國(guó)的時(shí)差和工作時(shí)間的差別。一般的公務(wù)電話最好避開(kāi)對(duì)方臨近下班的時(shí)間。因?yàn)檫@時(shí)打電話，對(duì)方往往急于下班，很可能得不到滿意的答復(fù)。公務(wù)電話應(yīng)盡量打到對(duì)方單位，如確有必要給對(duì)方打時(shí)，應(yīng)避開(kāi)對(duì)方與其家人吃飯、休息時(shí)間。

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