２００７年６月和８月，應(yīng)邀分別在吉林市與長(zhǎng)沙市，參加了兩次關(guān)于國(guó)際商務(wù)秘書(shū)理論與實(shí)務(wù)的研討會(huì)。這兩次會(huì)議是由國(guó)家商務(wù)部門(mén)與湖南《當(dāng)代秘書(shū)》雜志社、吉林金嶺職業(yè)學(xué)校等組織的。參加的人不多，但有商務(wù)部所屬機(jī)構(gòu)的領(lǐng)導(dǎo)、來(lái)自幾所商業(yè)大學(xué)的教授，和北京、東北、廣東、湖南等地的經(jīng)驗(yàn)豐富的秘書(shū)職業(yè)教師，以及曾任駐外使館商務(wù)參贊的國(guó)際商務(wù)專家；我可說(shuō)是與會(huì)的“外行”，特別感到有新的體會(huì)與收獲。

我國(guó)秘書(shū)學(xué)科與對(duì)秘書(shū)工作的研究，近三十年來(lái)發(fā)展迅速，成果輝煌，但主流是對(duì)黨政機(jī)關(guān)秘書(shū)的研究；其次是對(duì)民間秘書(shū)的研究也有所進(jìn)展，最近幾年對(duì)于秘書(shū)職業(yè)技能實(shí)務(wù)的探索,從深圳到北京也有很好的探索。然而，對(duì)國(guó)際商務(wù)秘書(shū)的研究，則是一個(gè)空白。在全球化的時(shí)代，國(guó)際商貿(mào)不僅數(shù)額龐大，對(duì)于中國(guó)來(lái)說(shuō)，已經(jīng)是國(guó)家富強(qiáng)、和平崛起的支柱。試設(shè)想假如沒(méi)有從國(guó)際商貿(mào)而賺來(lái)的１萬(wàn)多億的外匯美元，我國(guó)今天在國(guó)際上能有那樣大的發(fā)言權(quán)嗎？可見(jiàn)探討國(guó)際商務(wù)秘書(shū)問(wèn)題的迫切性與重要性。再?gòu)牧硪唤嵌瓤?，也說(shuō)明了秘書(shū)學(xué)科的分支廣闊，不能大家都停留在機(jī)關(guān)秘書(shū)領(lǐng)域里去研究，商務(wù)秘書(shū)是秘書(shū)隊(duì)伍中的一個(gè)重要的獨(dú)特的分支。

會(huì)議探討了一些基本問(wèn)題：

國(guó)際商務(wù)秘書(shū)的概念：是指從事國(guó)際間的商務(wù)貿(mào)易往來(lái)的機(jī)構(gòu)中的專業(yè)秘書(shū)人員，具有跨文化傳播的特征，重在輔助上司外貿(mào)經(jīng)營(yíng)。而不同于“涉外秘書(shū)”的概念。它們是上司的經(jīng)營(yíng)助手，而不同于管理行政事務(wù)的助手。

因此，國(guó)際商務(wù)秘書(shū)的素質(zhì)要求，必須通曉有關(guān)國(guó)家的商業(yè)文化，善于收集、分析國(guó)際商貿(mào)信息，把握最佳互利互惠的商貿(mào)機(jī)運(yùn)。當(dāng)然，必要的交際語(yǔ)言、禮儀形象是其素質(zhì)的一部分。

國(guó)際商貿(mào)秘書(shū)信息工作的內(nèi)容，包括：政策信息（本國(guó)與外國(guó)）、市場(chǎng)信息（也是多國(guó)多方的）、內(nèi)部（含員工）信息、物資信息（庫(kù)存）等。

國(guó)際商務(wù)秘書(shū)還具有培養(yǎng)海外客戶、溝通客戶感情的任務(wù)，這也與一般公關(guān)不同的，它必然涉及國(guó)外的不同文化、宗教、習(xí)俗，而不僅是利益問(wèn)題。比如你不懂基督教，就很難與西方國(guó)家的商人建立持久的感情；而你完全不懂伊斯蘭文化，也就不可能做好與中東、北非的商貿(mào)分析。

國(guó)際貿(mào)易的分工、國(guó)際金融和市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)原理、進(jìn)出口有關(guān)國(guó)家和部門(mén)的法規(guī)、稅收、保險(xiǎn)、風(fēng)險(xiǎn)防范等等，都必須十分精通，稍一疏忽，就可能造成重大經(jīng)濟(jì)損失?？梢?jiàn)商務(wù)秘書(shū)要求之高與專，需要專門(mén)培養(yǎng)。至于國(guó)際市場(chǎng)供需動(dòng)態(tài)分析、有關(guān)的文書(shū)撰寫(xiě)，如業(yè)務(wù)信函、契約文書(shū)、也是種類(lèi)繁多，各國(guó)國(guó)情各異的。近年來(lái)電子商務(wù)興起，它的設(shè)計(jì)、操作，都需要專門(mén)訓(xùn)練培養(yǎng)。

會(huì)上還研究涉及一些對(duì)機(jī)關(guān)和民間秘書(shū)都有啟發(fā)的觀點(diǎn)。比如，認(rèn)為一切領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)都是有成本的，秘書(shū)在輔助領(lǐng)導(dǎo)中應(yīng)當(dāng)注意降低領(lǐng)導(dǎo)成本。再如一切活動(dòng)都離不開(kāi)時(shí)間因素，時(shí)間是無(wú)法挽回的財(cái)富，秘書(shū)協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)安排、掌握時(shí)間，是最重要的輔助內(nèi)容，不管當(dāng)助手，做參謀，都應(yīng)當(dāng)做好時(shí)間的助手與參謀。對(duì)于過(guò)去秘書(shū)“三辦”（辦文辦會(huì)辦事）的提法，有學(xué)者認(rèn)為改為“管理事務(wù)”、“辦理文書(shū)”、“籌辦會(huì)務(wù)”，語(yǔ)言比較更準(zhǔn)確、規(guī)范。

會(huì)議還研究了國(guó)際商務(wù)文員的問(wèn)題。文員是上個(gè)世紀(jì)９０年代以來(lái)，從海外流傳來(lái)的詞語(yǔ)。１９９３年我?guī)F(tuán)在香港專門(mén)了解過(guò)文員（那時(shí)英國(guó)人還在）的含義，文員介乎白領(lǐng)和藍(lán)領(lǐng)之間，有各種各樣的文員，諸如報(bào)關(guān)文員、接待文員等，也有的就是店員。文員在國(guó)際商務(wù)活動(dòng)中是必不可少的工作人員，其任務(wù)重在實(shí)務(wù)操作，如接待一般客商，管理資料檔案，應(yīng)用電腦操作等。國(guó)際商務(wù)中的商務(wù)單證員、跟單員等都屬于文員，而不一定是秘書(shū)。文員屬于較秘書(shū)低一個(gè)層次的工作人員，也可算作廣義秘書(shū)的范疇。

以上這些初步認(rèn)識(shí)，還可能改正。會(huì)議認(rèn)識(shí)到培養(yǎng)國(guó)際商務(wù)秘書(shū)和文員的重要、迫切性，決定在商務(wù)部和國(guó)際商務(wù)學(xué)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)下，編輯商務(wù)秘書(shū)與商務(wù)文員兩種教材，適應(yīng)時(shí)代的急需。

北京的盧教授介紹了她培訓(xùn)職業(yè)學(xué)生操作的經(jīng)驗(yàn)，在國(guó)際禮儀訓(xùn)練中要求男女同學(xué)練習(xí)擁抱禮節(jié)，她的班上女多男少，一個(gè)男生嚇的開(kāi)溜了，剩下一個(gè)男生和二十幾位女生一一擁抱。這種方式已大不同于老師口講筆寫(xiě)的老教學(xué)方式，相信這個(gè)小男生會(huì)一輩子記得擁抱禮節(jié)的。

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