一、 前言

文秘人員是一種社會(huì)從屬性、服務(wù)性職業(yè)。秘書是領(lǐng)導(dǎo)同外界接觸交往的重要渠道,除了領(lǐng)導(dǎo)人本人直接收集的信息而外,一個(gè)單位的文件、電話、傳真、報(bào)表等信息,都是先由秘書收發(fā)登記處理的。所以文書工作、信息工作、接待工作等成為秘書職業(yè)的經(jīng)常性基礎(chǔ)工作。在一定情況下,秘書還可能被授權(quán)代表領(lǐng)導(dǎo)人處理某些事務(wù),秘書部門的負(fù)責(zé)人或個(gè)別秘書常常起著領(lǐng)導(dǎo)的“代言人”、“代理人”、接近行政助理的作用。領(lǐng)導(dǎo)工作的全面性,決定了輔助、服務(wù)于領(lǐng)導(dǎo)人工作的秘書職業(yè),也就必然帶有強(qiáng)烈的全面性,它不同于任何專門職能部門,不會(huì)長(zhǎng)期拘限于某項(xiàng)專門性的業(yè)務(wù)工作, 但秘書必須全面綜合各種信息,是領(lǐng)導(dǎo)的全方位助手。因此,任何部門或任何部門領(lǐng)導(dǎo)如果缺少秘書職業(yè)或者秘書工作的支撐,領(lǐng)導(dǎo)人將很難準(zhǔn)確掌握信息,密切聯(lián)系群眾,進(jìn)而很難進(jìn)行科學(xué)有效的領(lǐng)導(dǎo)。

隨著信息社會(huì)、網(wǎng)絡(luò)社會(huì)的高速發(fā)展,社會(huì)的分工愈加細(xì)化,各領(lǐng)域、各行業(yè)的管理工作中的決策活動(dòng)和輔助性活動(dòng)相分離,為領(lǐng)導(dǎo)決策及實(shí)施提供服務(wù)的文秘人員,在各個(gè)工作領(lǐng)域中就起到十分重要的作用。社會(huì)究竟需要什么樣的文秘人才?文秘人才又應(yīng)具備哪些素質(zhì)、職業(yè)能力?由于高校的不斷擴(kuò)招大學(xué)生已經(jīng)不是以前的搶手貨,而是隨處可見的待業(yè)人員。對(duì)于文秘專業(yè)的學(xué)生而言就業(yè)壓力是不言可喻的,因?yàn)楹芏嗥渌麑I(yè)的女學(xué)生未必都是從事與專業(yè)對(duì)口的行業(yè)相反的是從事文秘方面的文職類工作,若再加上一些其他或有或無的狀況時(shí)時(shí)出現(xiàn),這對(duì)文秘專業(yè)的學(xué)生的沖擊力加大成了一種必然,因此對(duì)于文秘專業(yè)社會(huì)需求情況調(diào)查顯得非常有必要。

二、研究方法

研究所采用的方法:主要通過面談與調(diào)查調(diào)查的方式對(duì)文秘專業(yè)的市場(chǎng)需求進(jìn)行了調(diào)查,較為全面地了解社會(huì)對(duì)文秘專業(yè)人才的需求情況,用人單位對(duì)文秘人員的技能要求,以及文秘從業(yè)人員的薪金情況和文秘人員的職業(yè)生涯發(fā)展?fàn)顩r。

三、研究結(jié)果及分析

文秘類工作的社會(huì)需求在不斷的增長(zhǎng),我們不能過分擔(dān)心供大于求,只要做好本職工作,及時(shí)了解市場(chǎng)信息并做到有永不懈怠的“進(jìn)取心”、寵辱不驚的“平常心”、謹(jǐn)小慎微的“細(xì)致心”,切實(shí)提升自己。前途是光明的,道路是曲折的。

1、社會(huì)對(duì)文秘專業(yè)人才的需求情況

國(guó)家機(jī)關(guān)、事業(yè)單位、全民所有制單位的文秘人員需求量在逐步遞減,而外資企業(yè)、民辦企業(yè)的文秘人員需求量在逐步遞增。大型單位分工較細(xì),文秘人員的需求量大,多以行政秘書工作為主,有專職文員、專職檔案員、人事文員等,職責(zé)比較單一中小型單位的文秘人員需求量小,一般出任文秘人員實(shí)際上是一種“綜合秘書”,也稱為“辦公室文員”,身兼多職,通過與從事此行業(yè)的人訪談所知,通常要照顧到最基本的日常工作,即收發(fā)文件、接待來訪客人、人員考勤等方面。需要提到的一點(diǎn)是由于國(guó)際貿(mào)易的日益發(fā)展,不難發(fā)現(xiàn)外企也需要用到文秘人員,但對(duì)于英語更加偏重,至少也要能用日常英語與人溝通即有CET—4以上的英語能力,職位多以外貿(mào)跟單為主。雖然中小型單位對(duì)文秘人員需求量,但中小型單位的數(shù)量呈增長(zhǎng)趨勢(shì),所以中小型單位的綜合文秘人員的需求量總的來說是增長(zhǎng)的。而且在經(jīng)濟(jì)、法律、醫(yī)務(wù)方面也需要增加文秘人員來協(xié)助管理工作。現(xiàn)階段主要是以“綜合秘書”(辦公室文員)以及總裁助理為崗位群體?！稗k公室文員”隊(duì)伍迅速壯大,“商務(wù)秘書”逐漸增多,同時(shí),每個(gè)職業(yè)崗位群所對(duì)應(yīng)的職業(yè)崗位變化也很大,不斷有新興的崗位誕生。由此可見,秘書的社會(huì)需求是相當(dāng)大的。

2、用人單位對(duì)文秘人員的技能要求

用人單位認(rèn)為好的秘書人員必須要有好的職業(yè)道德與素質(zhì)中,包括隨機(jī)應(yīng)變,任勞任怨,服從領(lǐng)導(dǎo),當(dāng)好參謀,善于合作,嚴(yán)于律己,實(shí)事求是,勇于創(chuàng)新,甘于奉獻(xiàn),恪守信用,嚴(yán)守機(jī)密,遵紀(jì)守法,廉潔奉公。由此可見,大部分企事業(yè)單位最為看重的是秘書本人的靈活程度與努力程度。而認(rèn)為文秘專業(yè)應(yīng)拓展的知識(shí)與能力如下:公文寫作能力,辦公自動(dòng)化設(shè)備操作能力,人際商務(wù)溝通技巧,人力資源管理,演講與口才,電子文件管理,書法。根據(jù)不同行業(yè)的要求要懂得本行業(yè)的專業(yè)知識(shí)背景、辦公室事務(wù)管理知識(shí)、應(yīng)變能力、商務(wù)知識(shí)、法律知識(shí)。由此看出,現(xiàn)在社會(huì)上對(duì)文秘的人際溝通協(xié)調(diào)能力,口頭、筆頭的表達(dá)能力都有了很高的要求。

除此之外,各單位還希望文秘具備業(yè)務(wù)背景,如生產(chǎn)部秘書職位要求化工或理工科背景;涉外秘書職位要求至少要有英語四級(jí)級(jí)證書級(jí)口語良好能進(jìn)行基本的交流;公關(guān)部門秘書職位要求具備公共關(guān)系管理的基礎(chǔ)知識(shí)和一定的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)等。不難發(fā)現(xiàn)具備以上相關(guān)崗位條件的會(huì)優(yōu)先錄用。在新形勢(shì)下,文秘人員的關(guān)鍵能力應(yīng)更全面,從業(yè)能力應(yīng)更細(xì)致,關(guān)鍵能力和從業(yè)能力所共同表現(xiàn)出的綜合職業(yè)能力應(yīng)更強(qiáng)。

3、企業(yè)認(rèn)為文秘專業(yè)需開設(shè)的課程

1、職業(yè)道德;2、秘書禮儀;3、辦公室日常事務(wù)處理;4、文書擬寫與制作;5、辦公軟件的使用;6、辦公設(shè)備的使用與維護(hù);7、會(huì)議服務(wù);8、文檔管理;9、接待與差旅服務(wù); 10、信息管理與調(diào)研。

4、文秘從業(yè)人員的薪金情況

通過調(diào)研,文秘人員的月薪情況如下:月薪在500—1000元以下文秘占32.1%.1000—3000的文秘占45.2%;3000—5000元的文秘占9.3%。5000—8000元的文秘占6.3%;80 00—10000元的文秘占2.8%。10000元以上的文秘占2.2%。70%以上的文秘人員月薪在3000以內(nèi),大部分文秘人員對(duì)薪金現(xiàn)狀表示比較滿意,有的文秘人員甚至還打算向高層次拼博,成為高級(jí)秘書,獲取更高的薪金。

5、 文秘人員的職業(yè)發(fā)展前景

通過調(diào)研,我們發(fā)現(xiàn)從事秘書工作年限的,3個(gè)月以下的占14.5%,1年以下的占18.6%,1—3年占40.3%,3—5年的占14.1%,5—10年的占6.7%,10年以上的占5.8%。隨著企事業(yè)單位用人機(jī)制改革的深化,從業(yè)文秘人員在一個(gè)單位的一個(gè)崗位上干一輩子的可能性越來越小,升遷或轉(zhuǎn)職機(jī)會(huì)多,一般在3—5年后會(huì)得到晉級(jí)的機(jī)會(huì)。

行政主管是文秘人員未來的主要職業(yè)發(fā)展方向。文秘人員因工作接觸到單位業(yè)務(wù)的各個(gè)方面,在職業(yè)轉(zhuǎn)換,特別是單位內(nèi)部換崗晉升具有很好的優(yōu)勢(shì),換崗晉升的可能依次是行政主管、經(jīng)理助理、人力資源經(jīng)理、部門經(jīng)理、秘書(初級(jí)、中級(jí)、高級(jí))、市場(chǎng)部主管、公關(guān)部主管、財(cái)務(wù)管理人員。

不要覺得做文秘人員很困惑,發(fā)展空間狹小,只要努力學(xué)習(xí)充電或深造,具有較強(qiáng)的工作能力,自然會(huì)得到晉升的機(jī)會(huì)。所以高職高專院校的文秘專業(yè)畢業(yè)生應(yīng)該不僅具有勝任工作的能力,而且應(yīng)該具有不斷更新知識(shí)和技能的能力。社會(huì)需要的是復(fù)合型人才,秘書職業(yè)所需要的是通才+管理人才十創(chuàng)新意識(shí)。秘書是一個(gè)富于挑戰(zhàn)的職業(yè),必須努力攀爬,才能到達(dá)目標(biāo)。作為文秘人員,要想在人群中脫穎而出,出類拔萃,就必須放棄保守被動(dòng)的心理,而應(yīng)積極進(jìn)取,迎接一切挑戰(zhàn)。

6、工作內(nèi)容多數(shù)為瑣碎的事務(wù)性工作

繁、雜、忙、累四個(gè)字就是對(duì)文秘人員工作特點(diǎn)的最適當(dāng)形容。

此次調(diào)研,我們發(fā)現(xiàn)文秘人員的工作是辛苦的,每天都是些平凡、瑣碎、細(xì)微的事務(wù)性工作,不止是打印文件,整理資料。將近20%的文秘人員成為管理助手,從事文字檔案管理、行政后勤管理、協(xié)助經(jīng)營(yíng)管理、組織協(xié)調(diào)公司會(huì)務(wù)、公關(guān)與政府關(guān)系和公務(wù)差旅等。許多臨時(shí)性工作隨經(jīng)理主管們的日程安排變化而變化,經(jīng)常加班沒有規(guī)律,需要不斷熟悉掌握公司各部門業(yè)務(wù),收集、處理各種信息。還要在復(fù)雜而且繁瑣,看似一些枯燥乏味、雞毛蒜皮的小寡情之間,處理協(xié)調(diào)上下級(jí)和各部門關(guān)系,做到萬無一失。在很多情況下,文秘的工作是事無巨細(xì)的。

四、研究討論

1、學(xué)生存在的問題

通過大量的企業(yè)調(diào)研,并對(duì)比企業(yè)標(biāo)準(zhǔn),我們的畢業(yè)生還存在學(xué)習(xí)能力不強(qiáng)、責(zé)任心不強(qiáng)、團(tuán)隊(duì)協(xié)作能力差等問題。但是從用人單位考慮,企業(yè)在考慮人才成本、人才的穩(wěn)定性、實(shí)踐動(dòng)手能力強(qiáng)等方面,還是很愿意接受職業(yè)學(xué)校的學(xué)生的。另外,也希望職業(yè)學(xué)校的畢業(yè)生要樹立終身學(xué)習(xí)的理念。在走訪過幾家企業(yè)中,沒有一個(gè)企業(yè)不重視員工的自學(xué)(學(xué)習(xí)能力的),不具備良好的學(xué)習(xí)能力,養(yǎng)成良好的學(xué)習(xí)習(xí)慣,很難在該領(lǐng)域有較大發(fā)展。

另外,中等職業(yè)學(xué)校畢業(yè)生還普遍存在專業(yè)技能不足、基礎(chǔ)知識(shí)薄弱,使后續(xù)發(fā)展空間受限,就業(yè)期望值過高等問題,所以正確認(rèn)識(shí)自己的位置,具有良好的心理狀態(tài),先就業(yè),再擇業(yè),在工作中不斷的學(xué)習(xí),積累經(jīng)驗(yàn),是職業(yè)學(xué)校學(xué)生的最佳選擇。

另外,企業(yè)在選擇人才時(shí)也特別重視應(yīng)聘人員的思想品質(zhì)及職業(yè)道德。

2、解決方法及建議

(1)、努力加強(qiáng)自身的培養(yǎng),加強(qiáng)專業(yè)認(rèn)識(shí)。很多同學(xué)對(duì)于自己所處的文秘專業(yè)認(rèn)識(shí)模糊不清,專業(yè)認(rèn)識(shí)不清必然導(dǎo)致學(xué)習(xí)興趣不濃,缺乏動(dòng)力。因此,要加強(qiáng)專業(yè)介紹,如:專業(yè)特點(diǎn)、市場(chǎng)需求、素質(zhì)要求、就業(yè)前景等。

(2)、向通才發(fā)展。凡事預(yù)則立,不預(yù)則廢。要眼光長(zhǎng)遠(yuǎn)樹立自己的目標(biāo),明確自己的成才目標(biāo),給自己一個(gè)機(jī)會(huì)去轉(zhuǎn)變:從一個(gè)無才——專才——通才。時(shí)刻留意崗位的要求,并盡可能的將用人單位的要求轉(zhuǎn)變成為求職者自身具備的能力,增強(qiáng)就業(yè)能力

(3)、從基層做起,敢于接受挑戰(zhàn)。萬事起頭難。文秘一職分工廣泛,分有多種職位,其中最常見的便是辦公室文員、助理。

(4)、面對(duì)相關(guān)證書的重要程度提升要努力考取.既然現(xiàn)在用人單位對(duì)“國(guó)家秘書資格證”、“英語四級(jí)證”等證書的認(rèn)可,為增加自身的競(jìng)爭(zhēng)力應(yīng)該盡全力去考,在備考的過程中其實(shí)是在提升著自己的能力。

(5)、秘書人員應(yīng)具備的能力、知識(shí)、技能應(yīng)有意識(shí)培養(yǎng)

公文寫作能力、辦公自動(dòng)化設(shè)備操作能力、人際溝通能力、執(zhí)行能力、合作能力都是秘書人員需要具備的能力,如果現(xiàn)處學(xué)校各高校應(yīng)該不同程度的增加課程的數(shù)量給學(xué)生提供訓(xùn)練的平臺(tái),若處于在職我秘書人員則應(yīng)在日程的事物中多加注意與培養(yǎng)。

五、結(jié)束語

文秘人員社會(huì)需求量很大,大多數(shù)文秘人員在從事文秘工作3一5年后會(huì)轉(zhuǎn)換崗位或得到晉升,但并不表示文秘是吃青春飯的職業(yè)。雖然在中、初級(jí)文秘人員中女性占絕大多數(shù),但也不表示文秘是“花瓶職業(yè)”。做到五六十歲退休的女秘書大有人在,比爾蓋茨的秘書就是一位很老練成熟的秘書,可以把比爾蓋茨的日程安排設(shè)計(jì)到分和秒。在西方國(guó)家很多年長(zhǎng)資深的秘書他們會(huì)更加受青睞,因?yàn)樗?他們的自身的素質(zhì),以及對(duì)企業(yè)文化的認(rèn)同度都造成了她/他們?cè)诼殬I(yè)生涯中的游刃有余。這也是高級(jí)秘書和初級(jí)文員的區(qū)別,也是文秘職業(yè)縱向發(fā)展的方向。 文秘人員在日常工作中接觸到人事、財(cái)務(wù)、專業(yè)業(yè)務(wù)的機(jī)會(huì)比較廣泛,對(duì)各方面技能要求很高,只有具備較強(qiáng)的文字與語言表達(dá)能力、綜合協(xié)調(diào)合作能力和邏輯思維與分析能力,富有經(jīng)驗(yàn)的文秘人員才是在我們社會(huì)急需的復(fù)合性人才。社會(huì)對(duì)文秘人員的需求情況決定了文秘職業(yè)是一個(gè)充滿活力和挑戰(zhàn)性的職業(yè),也是一個(gè)具有廣闊發(fā)展前景的職業(yè)

更多信息請(qǐng)查看文秘知識(shí)