會場即舉行國際會議的場所，從狹義上講，僅指會議廳室。但從廣義上講，它還應(yīng)包括會議廳室外的辦公和活動區(qū)域。會場安排得當與否對會議的順利進行關(guān)系極大。

一、會場的選擇

不同的國際會議對于會場的選擇標準不同。一般地講，策劃者會認真考慮以下的因素：

一、要有充分的面積。會議廳室面積大小應(yīng)根據(jù)與會人數(shù)確定。需要多少個廳室應(yīng)按會議規(guī)模安排。對其他活動場所的要求也可視情況而定。但有一條總的原則，會場面積要充分。如果一個供考慮的會議地點面積過小，根本擺不開，恐怕它就不在考慮之列。例如，要舉行一個2oo人的研討會，某旅館其他條件都不錯，但最大的廳室僅能容納100人，這個旅館便不存在被選中的可能。但話也得說回來，如必須在空曠和偏窄之間作選擇，許多會議組織者寧可選擇后者。因為空曠會給人冷清的感覺，而偏窄則顯得較為熱鬧。當然，過于擁擠，無立錐之地，也不可以接受。

二、活動場所應(yīng)相互靠近。會議廳室是國際會議的主要場所，但辦公及其他活動場所也不可或缺。如辦公及其他活動場所都較遠，會造成工作的極大不便。各個活動場所需相互靠近，是便于與會者的出席、服務(wù)工作的提供和安全保衛(wèi)的實施。住所可稍離會議廳室，但秘書處辦公室、小會議室、休息室、咖啡廳，以及打字復印、電訊、急救等服務(wù)部門，應(yīng)盡量靠近會議廳室。如不能在同一層，也應(yīng)在同一幢樓里。

三、要有適當?shù)默F(xiàn)代化設(shè)備。某些旅館的多功能大廳或?qū)W校的校園、機關(guān)的會議廳等都可用作國際會議的會議室，但不一定都具備國際會議所需的音響、同聲傳譯和傳真設(shè)備。如設(shè)備問題不能滿意解決，國際會議恐怕也要易地舉行。臨時添購或租用是解決的途徑，但勢必增加費用，技術(shù)上也不一定有保證。國際會議組織者都傾向于選擇能提供現(xiàn)成設(shè)備的場所。

四、要有合格的會場工作人員。每個國際會議都需要一定數(shù)量的會場工作人員，包括文書、翻譯、接待、文印、管理等人員。這些人員應(yīng)熟悉國際會議的程序，也要懂得外文。如果被選擇的會議地點能提供足夠數(shù)量的合格人員，它就有更大的被選中的可能。外語是個重要工具。如果語言不通，工作人員就難以同外國與會者交流，服務(wù)的效率就受很大影響。國際會議對直接在會議廳室內(nèi)現(xiàn)場服務(wù)的官員要求頗高，有時國際機構(gòu)也樂于在借用的基礎(chǔ)上提供此類人員，但大量的一般性服務(wù)人員仍需由會議所在國提供。抽調(diào)有一定條件的人員進行突擊培訓，雖解燃眉之急，但長久之計還是要培養(yǎng)一批能召之即來的工作骨干。

五、會場附近應(yīng)有配套的生活服務(wù)設(shè)施。除參加會議外，與會者還有生活需要。因此，就應(yīng)有生活服務(wù)，包括飲食、住宿、交通、銀行、郵電、商店等。最好這些設(shè)施也靠近會議場所，價格合理，而且應(yīng)多樣化，以供選擇。在經(jīng)濟不發(fā)達的國家里，服務(wù)及供應(yīng)比較緊缺，不少人不理解多樣化的重要性。如果在會場附近不只有一個旅館，而是有兩三個等級和價格不同的旅館，而旅館里不僅有中餐，還可供應(yīng)西餐，旅館外還有許多風味小吃店，這樣的條件當然受歡迎。

六、有承辦或接待國際會議經(jīng)驗。有無經(jīng)驗大相徑庭。有經(jīng)驗，辦起事來駕輕就熟，更受青睞。在改革開放中，大家都樂于把尚無經(jīng)驗的單位推到前面去經(jīng)風雨，但在買方市場中，國際會議組織者卻往往從自己的方便出發(fā)去考慮或選擇，這就要求有關(guān)單位要善于學習。同時也應(yīng)注意，為爭取承辦機會，要價不能太高，并且要形成和發(fā)展自己的特色。一錘子買賣的經(jīng)營者是短視者，既損害國家聲譽，又斷送自己前程。

二、會議廳室

會議廳室是國際會議最主要的活動場所，應(yīng)對它提出較嚴格的要求。確定會議廳室的首要考慮是面積大小要恰當，它取決于：

一、與會代表人數(shù)。10o人與2oo人所需面積顯然不同，不能湊合。但這僅指經(jīng)常出席會議的人數(shù)。開幕式和閉幕式往往另邀許多嘉賓，須另作安排。

二、座位的安排。加座位排得緊，所需面積便小，但國際會議的座位一般不宜排得過緊。人員進出頻繁（如需磋商、請示、聯(lián)系等）是國際會議的特點之一。因此，必須為與會代表出入留出足夠的通道。再者，是否為會議代表擺桌，也關(guān)系甚大。所謂擺桌，就是提供一個可以伏案書寫和閱讀的地方。如果擺桌，面積便約需擴大一倍。如面積有限，可僅為正式代表擺桌，也可限定每個代表團頭排（擺桌）座位的數(shù)額。

三、額外坐席。除代表外，某些會議還允許觀察員、記者出席并為他們指定專席。此外，國際會議通常還設(shè)有一定數(shù)額的旁聽席，以供其他人員使用。確定會議廳室面積也應(yīng)考慮這些因素。

四、工作人員。應(yīng)為會議現(xiàn)場直接服務(wù)的秘書人員安排適當?shù)淖酪魏驮O(shè)備。有時，會場沒有固定的同聲傳譯設(shè)備，還需在會場內(nèi)另建臨時的工作室。

以上是確定會議廳室面積大小的基本因素。但每一個會議廳室的面積大小并非是絕對不變的。在有條件的地方，面積大小可用靈活方式加以變更。

一種情況是，設(shè)法將面積加以延伸或擴大。所謂延伸就是在附近另辟一個次會場，用電視機或擴音器把主會場的實況轉(zhuǎn)播過去。所謂擴大就是把可以啟閉的活動隔墻打開，使鄰室或過道成為會場的一個部分。這兩種辦法簡單易行，效果也不錯。

另一種情況是，面積過大時設(shè)法把廳室縮小。當然，如果有活動隔墻，問題就較簡單，把隔墻拉上就是了。即使在沒有活動隔墻的地方，也可以用拉布幕的辦法使廳室的后半部同會議廳室的使用部分隔開。被隔出的部分可用作休息室或其他用途。有時也可用滅燈的辦法使不需用的部分保持黑暗，以突出廳室中的被使用部分。拉幕也好，滅燈也好，都是為了予會議參加者一種空間的緊湊感，以便更好地集中注意力。

不論變大變小，都是一種不得已的做法，其效果不如找到一個大小適當?shù)膱鏊?/p>

三、附設(shè)場所及設(shè)施

除主會場外，國際會議常需要一些配套的附設(shè)場所。它們包括：

一、次會場。這是指大會進行期間并行召開的其他委員會所需的會場。這種次會場所需面積略小，其他要求則與主會場雷同。

二、小會議室。會議期間，主席團、委員會、秘書處等都需碰頭討論問題。這種會議一般人數(shù)不多，不可能也不宜占用會場，因而需要另準備可容納1o人至20人的小會議室。所需間數(shù)及大小視會議規(guī)模而定。

三、休息室。開會前后或會議過程中，會議代表需略事休息。這種臨時性的休息處可安排在會議廳室外的沙發(fā)上，也可另辟休息室。如會議規(guī)模較大、層次較高，單獨的休息室更是必要。這種休息室也可兼作貴賓室或代表工作室。

四、辦公室。會議秘書處有許多部門和工作人員，應(yīng)當視情況為他們分別準備辦公室。秘書長等主要領(lǐng)導人應(yīng)有單獨的辦公室。如果有常務(wù)會議主席也應(yīng)為其另辟辦公室。這些領(lǐng)導人的辦公室可兼作會客室。如能準備套間，內(nèi)室辦公，外室會客，更為理想。

除會議室及辦公室外，還應(yīng)當考慮安排必要的輔助設(shè)施，包括：

為會議現(xiàn)場直接服務(wù)的打字、分發(fā)文件、翻譯、資料、貯藏、復印、中心錄音設(shè)施；

為代表個人服務(wù)的國際通訊設(shè)施及商業(yè)性的秘書、傳真、復印設(shè)施；

為新聞媒介服務(wù)的新聞發(fā)布，記者工作單間和廣播電視工作室；

供工作人員使用的休息室。

為代表及工作人員提供必要的工作場所是東道國的義務(wù)。例如，為1995年3月聯(lián)合國社會發(fā)展世界首腦會議的召開，丹麥政府即耗巨資改建了一個會議中心。建成后包括一個可容納200o人的會議大廳，一個可容納1000人的會議廳，2oo多套為各國首腦準備的辦公室，一個可供300多名記者同時工作的大廳和近百套新聞工作間。

這些附設(shè)場所及設(shè)施也應(yīng)當盡量鄰近主會場，以便工作聯(lián)系和節(jié)約往返時間。附設(shè)場所和服務(wù)設(shè)施鄰近主會場的必要性，往往在會議的后期表現(xiàn)得更為突出。會議靠近尾聲時，時間緊，活動頻繁，許多人要馬不停蹄地工作，應(yīng)當為會議代表及工作人員提供最便捷的條件。

四、內(nèi)外布置

每個會議場所都應(yīng)根據(jù)國際會議的特殊要求進行內(nèi)外布置。這種布置不僅是為了增加會議場所的美觀和氣派，更是為了體現(xiàn)會議的性質(zhì)和主題，以及與會者的代表性和層次。

一、會名和會徽。會議廳室正面墻上應(yīng)懸掛布板或木板（橫幅），上印（貼）會議名稱、會議日期及地點。布板或木板一般為深色，印字為白色，形成鮮明的反差，起醒目作用。會期及地點字體可略小，應(yīng)居會議名稱之后或之下。如會名等使用兩種文字，兩種文字可分別居上下或左右，以上方和右方為尊。有會徽的會議可在顯著地位印（貼）會徽或所屬國際機構(gòu)的徽記。

二、旗幟。如系正式會議，應(yīng)懸掛東道國和與會國的國旗及主辦國際機構(gòu)的旗幟。如旗幟較多，可采用旗桿豎懸方式。國旗的尺寸應(yīng)一致。次序按國名第一個英文字母順序自右向左（面朝觀眾）排列。東道國國旗和國際機構(gòu)旗幟可置中間或兩側(cè)。會議廳室的樓外也應(yīng)懸掛有關(guān)旗幟。如旗桿掛列成環(huán)形，應(yīng)將東道國和國際機構(gòu)的旗幟置于顯著地位，也可懸掛尺寸略大的旗幟以示區(qū)別。

三、名牌。這里指的是國家、機構(gòu)、職務(wù)名稱及個人姓名的標示牌。設(shè)置名牌的目的是：

1．顯示某與會者所代表的國家或機構(gòu)，

2．顯示他（她）在會議中所擔任的職務(wù)，

3．顯示以個人身份與會者的姓名，以便其他代表、會議主持人及會議工作人員清楚地加以識別。

名牌一般用硬紙板或塑料制成，白底黑字，用正楷體大寫字母印（寫），應(yīng)便于在桌上站立，并要有一定硬度以便代表舉起，要求臨時發(fā)言。名牌的大小長短應(yīng)相同以求整齊劃一。它上面的文字應(yīng)保證絕對正確無誤，不能把國名、機構(gòu)名、人名寫錯，井力求簡短易讀。為此，有必要使用一些人所共知的簡寫，特別是國際機構(gòu)的名稱，如fao（世界糧農(nóng)組織）、unesco（聯(lián)合國教科文組織）、icrc（紅十字國際委員會）等。個人姓名要寫全名，一般不加職稱。會議中擔任職務(wù)的人員，如主席、副主席、報告員、秘書長等，其名牌只寫職務(wù)不寫姓名。臨時出席會議的政府領(lǐng)導人，一般也只寫職務(wù)，不寫姓名。

名牌的置放，應(yīng)視會議進行過程中人員變動的情況隨時更改。開幕式和正式會議主席臺上的名牌很可能是兩個樣。主席團選出后，有些代表擔任了新職務(wù)，名牌就要添加。換牌的任務(wù)應(yīng)指定專人負責，避免發(fā)生差錯。

四、主席臺。主席臺多設(shè)于會議廳室正前方。正式的會議，主席臺往往是一個高出地面的平臺，左右兩側(cè)各有臺階，可供人員上下，標準高度約為40厘米。有時，會議利用現(xiàn)成的場地，例如，戲院、禮堂、體育場館等。那時，主席臺就不能不遷就現(xiàn)場的狀況。一般地講，主席臺的平臺不宜過高，離會眾的距離也不宜過遠。這主要是為了便于臺上臺下的溝通。對于以宣講為主要形式的國際會議，溝通的要求不高，即使高臺也能適用。但如果是討論及審議性的會議，溝通甚為重要而頻繁，對主席臺的要求也高。

主席臺上應(yīng)有供會議主持人及其助手使用的長桌。長桌擺多少個座位，視上主席臺的人數(shù)而定。除典禮性的活動外，臺上人數(shù)不宜過多，一般為執(zhí)行主席、秘書長、會議秘書等人。通過會議報告時，還應(yīng)添加報告員及介紹報告內(nèi)容的負責人的座位。

五、排座

國際會議與會代表及其他人員的座位有多種排列方式。選擇哪種方式須視會議的內(nèi)容、場地條件和參加人數(shù)而定。一般地講，代表們都希望自己的座位能面對主席臺，而且要居前、居中。但這些要求由于種種原因不能都得到滿足。多種排列方式的出現(xiàn)，即是為了最大程度地適應(yīng)會議的客觀條件和滿足代表的要求。以下就幾種主要的排列方式做些介紹：

一、課室式

課室式的排列更適用于舉行典禮式或宣講式的活動。它的長處是：可以增加會議的嚴肅氣氛并把代表的注意力吸引到主席臺。它還可以最大限度地利用場地空間。場地小而人數(shù)多的會議多采用此方式。短處是：它有前后排之分，難以排座，而且前排往往擋住后排的視線，會議主席也不易看清后排代表的國名、人名標示牌。

二、馬蹄式或“u”字式

這種形式在國際會議中使用較多。有些國際機構(gòu)的會議廳室的固定座位即以馬蹄式排列。它的長處是：每個代表都面向主席臺，彼此互不遮擋。缺點是：馬蹄形兩廂代表同主席臺成直角，會議主持人往往看不清代表的名牌。如“u”字形兩廂長度較長，則尤為突出。代表要求臨時發(fā)言時，往往需舉起名牌。有的國際會議把代表的名牌斜放，這樣便于主席識別，但其他代表觀看不便，且名牌要多占代表桌面的空間，也容易滑動，出現(xiàn)排列不整齊現(xiàn)象。

三、圓桌式

這種排列方式，國際會議也使用較多。1992年的聯(lián)合國環(huán)境與發(fā)展大會，與會人數(shù)達80o0人，都環(huán)桌而坐。有的國際會議廳室如聯(lián)合國安理會的座位也固定成圓桌式。圓桌式的最大長處是代表及會議主持人的座位成環(huán)形，不分主次，可免去席位上下尊卑之爭。相傳“圓桌”方式是6世紀英國國王亞瑟為平息他的騎士們?yōu)橄桓叩椭鞔蔚臓巿?zhí)而設(shè)計的。國際上通常說的“圓桌會議”就是指代表環(huán)桌而坐，沒有禮賓順序上的高低貴賤，因而更好地體現(xiàn)平等協(xié)商的原則，也常有非正式協(xié)商之意。有時圓桌式也可形成橢圓形，呈兩個半圓形，或由互不連接的小桌擺成圓環(huán)。為充分利用空間，有的圓環(huán)開有出人口，會議工作人員可坐在擺于圓心的長桌旁工作。

四、天橋式

這種排列方式實際上是馬蹄式的變種。不過它呈橫寬形，因而更適用于寬形的會議廳室。在天橋式里，主席可與代表們共桌而坐。所有代表都可從不同角度面向主席。

五、“t”字式

“t”字式排列法有天橋式的優(yōu)點，較適合于長狹形的廳室。部分代表的座位側(cè)向主席。

六、正反“l(fā)”式

這一排列式是由兩個正反的“l(fā)”形桌了對擺而成的。它的長處是：全部代表分兩桌相向而坐，可以更充分利用會議廳室的面積，而且兩桌斷開，便于行走。短處是：代表側(cè)向會議主持人。

七、群落式

這種排列方式較不正式，主席只能隨遇而坐。更適合于分組討論或社交活動。應(yīng)當指出，以上各種基本排列方式，并非固定的模式，它們可隨需要而變更。特別應(yīng)當提及，七個圖案只是標出了會議主持人及主要代表的席位。代表助手、觀察員、記者、旁聽者、工作人員的座位均未列入。如何安排這些“后座”和“邊座”，還應(yīng)在基本排列方式的基礎(chǔ)上加以設(shè)計。

六、裝置與設(shè)備

同其他會議一樣，國際會議的廳室也應(yīng)有一套現(xiàn)代化的裝置和設(shè)備，包括燈光、空調(diào)、音響、投影等。這些都是不言而喻的。在這里要討論的是國際會議的特殊要求：

一、同聲傳譯設(shè)備。除非會前商定使用某種共同的工作語言，國際會議通常都須有翻譯。同聲傳譯就是將會場上的發(fā)言（稱為原聲）同步譯成其他幾種語言，由代表通過耳機選聽。同聲傳譯省卻了會場上的翻譯，可使會議時間減半。

同聲傳譯使用專用設(shè)備，并非每個可用作會場的廳室均備有。因此，能否提供同聲傳譯是判定一個旅館、機關(guān)、學校有否承辦國際會議能力的一個重要標準。

同聲傳譯設(shè)備有兩種。一種是永久性的，例如一些國際會議中心或國際機構(gòu)的會議廳室都裝有此種設(shè)施。另一種是臨時性的，即需要時臨時安裝，使用后可卸除的裝置。不管是永久性的，還是臨時性的，都需有同聲傳譯譯員工作小間、代表使用的話筒及接收傳譯的耳機。這些統(tǒng)由一個控制系統(tǒng)聯(lián)結(jié)起來，由技術(shù)人員操作。

同聲傳譯工作小間是個比較復雜的問題。這種小間應(yīng)當是封閉式的，以免翻譯人員工作時聲音相互干擾或干擾會場。但臨時設(shè)置的小間往往封閉情況不佳。有的國際會議甚至不設(shè)小間，而是讓翻譯人員在會議廳室內(nèi)的一邊工作。這樣就造成重大的聲音干擾。一種語言應(yīng)有一個工作小間。如會場中允許同時使用英、法、俄、中四種語言，即應(yīng)有四個工作小間。工作小間還應(yīng)使翻譯能通過玻璃窗看到全場的活動，以便針對現(xiàn)場配合工作。

耳機是常令人煩惱的另一個問題。如同聲傳譯是固定的設(shè)施，耳機有電線直接連到控制系統(tǒng)，聲音清晰，效果較好。如是臨時裝置，便只能用以電池為動力的無線耳機。使用這種耳機，為了防止丟失，會議管理人員常要求代表履行“借”、“還”手續(xù)，比較費事，而且音量和音質(zhì)往往較差，即使使用進口機子也不能例外。

二、擴音系統(tǒng)。國際會議中，回復、對話、辯論時有發(fā)生，因而代表使用擴音系統(tǒng)的機會較多，對電器的數(shù)量和質(zhì)量也要求較高。擴音系統(tǒng)也有兩種情況：一種是固定裝置，另一種是移動裝置。固定裝置一般在兩個席位間即裝有一個。代表使用時只需把話筒朝自己的方向稍扭轉(zhuǎn)一下即可。移動裝置卻是臨時措施，一排座位只有一二個話筒，代表使用時需把話筒移到自己跟前，多少要費些時間，而且常有電線互相纏結(jié)和絆腳之苦。

多數(shù)臺式擴音話筒使用前都有開啟的問題，即按動電鈕，待亮燈后再講話。這是為了避免全場數(shù)以十計的話筒都處于工作狀態(tài)。臺式話筒需于用畢后關(guān)閉，而恰好這一點容易被忽視。務(wù)請注意關(guān)閉話筒。要不然，你的竊竊私語就可能成為大眾的傳聞，或者進了秘書處的錄音磁帶。發(fā)言者常有不對準話筒說話的習慣，以致影響原音的擴音效果及同聲傳譯的工作，因此，在國際會議上“對準話筒說話”便成了熟語。

除臺式話筒外，有些國際研討會也使用立式話筒。這種話筒多數(shù)置于聽眾席上，便于聽眾向講演人、評論員提問或表示自己的觀點。

三、電子計票裝置。為節(jié)省計票時間和保證計票的準確性，自60年代中期以來，聯(lián)合國系統(tǒng)開始使用電子計票裝置。代表投票表決時，只需在自己的座位上按動分別表示“贊成”、“反對”、“棄權(quán)”的電鈕，大廳屏幕上便會顯示投票者的投票態(tài)度和“贊成”、“反對”、“棄權(quán)”的累計數(shù)字。此種裝置不適用于秘密投票。

七、會議的現(xiàn)場服務(wù)

國際會議開會時，會場必須有一些從事現(xiàn)場服務(wù)的工作人員，通常被稱為“會議官員”（conferenceofficers）。這些人員要通曉外語，熟悉國際會議的程序，一般都經(jīng)過培訓。他（她）們似乎做的都是一些具體服務(wù)工作，但卻是保證會議順利進行不可缺少的環(huán)節(jié)。國際機構(gòu)的常設(shè)秘書處還設(shè)有專門負責會議服務(wù)（conferenceservice）的部門，對會議官員有一整套嚴格的要求。

會議服務(wù)的業(yè)務(wù)包羅萬象，這里僅舉其要者：

一、會議開始前，負責與會人員的注冊登記，包括簽到和領(lǐng)取代表證件、會議文件及紀念品等；

二、每次會議開始前，在進門處檢查與會人員證件；會議開始后，將攝影、文字及攝像記者請出會議廳室，將會議廳室的大門關(guān)上；

三、迎接嘉賓，引導代表等至指定席位；

四、記錄會議的進行過程及代表的發(fā)言內(nèi)容；

五、對要求發(fā)言的代表進行登記，及時將名單按報名先后順序送交會議主持人或會議秘書。注意記錄下代表的姓名，所代表的國家或機構(gòu)及發(fā)言順序的先后要求。有的代表要求靠前安排發(fā)言時間，有的要求靠后，有的要求居中，有的不提要求。

六、在場內(nèi)分發(fā)代表發(fā)言稿、聲明、提案草案、修正案稿等。發(fā)言稿通常在該代表發(fā)言期間分發(fā)，如稿件未到，可在主持人發(fā)言小結(jié)時分發(fā)，或在下次會議開始前分發(fā)。為保證記錄的準確性，如代表系臨時發(fā)言且有手稿，可在其發(fā)言后向其暫借，復制后隨即退還；

七、隨時準備提供必要的會議文件及有關(guān)資料，供討論時參閱；

八、每次會議開始前檢查燈光、室溫、衛(wèi)生、名牌、桌椅、紙筆、飲水杯、（主持人用）木槌、投影設(shè)備等是否均已符合要求；

九、接聽緊急電話并通知所要求的通話人。會議廳室內(nèi)的電話機通常只閃光而無鈴聲。秘書接話應(yīng)輕聲。其他人員應(yīng)在會議廳室外的分機接話，以免干擾會場。

十、會議服務(wù)負責人要檢查各類工作人員如同聲傳譯譯員、警衛(wèi)、電工等是否均已到位；各種設(shè)施如電力、空調(diào)、音響、通風、同聲傳譯等是否均已通暢待用。

綜上所述，會議官員負有廣泛的任務(wù)，是會議順利進行的重要保證，應(yīng)當派遣訓練有素，工作熱情、細致的人員擔任。會議官員間應(yīng)有明確分工，由負責人統(tǒng)一調(diào)度指揮。他們都應(yīng)在服務(wù)工作中保持不偏不倚的中立立場，不對爭論的任何一方表示好惡。

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