我國秘書正逐漸從“官吏”的概念，向“職業(yè)”的概念轉變。隨著改革開放、市場經(jīng)濟的發(fā)展，深入研究秘書這種職業(yè)的現(xiàn)狀及其特點，對于人們認識秘書職業(yè)的重要性，進一步推動我國秘書的社會職業(yè)化，提高秘書的社會地位和工作效率，都是有益的。

秘書職業(yè)的特點主要如下：

一、人數(shù)眾多，遍布全國

秘書是一種人數(shù)眾多的職業(yè)，它不僅遍布城鄉(xiāng)各地，就連國外任何一個有中國外交使領館、商務辦事處的地方，只要那里有一個我國的組織單位，就必定至少有一名領導人，需要有一名以上的人從事秘書工作。

秘書又是滲透于一切行業(yè)中的職業(yè)。無論政治、經(jīng)濟、軍事、外交、文教各條戰(zhàn)線的領導機關，或是廠礦、農村、醫(yī)院、學校，都有著本層級領導工作與領導人，也自然就有秘書工作、需要或多或少、或專職或兼職的秘書人員來支持、輔助其領導工作。上至中共中央、全國人大常委會、國務院、全國政協(xié)、xx這些重要的首腦機構，都設有辦公廳，擁有大量的秘書人員；下至城市的街道辦事處、邊遠山區(qū)的鄉(xiāng)(鎮(zhèn))人民政府，也都設有秘書部門或有秘書、文書人員。

秘書還是一切企事業(yè)單位都需要設置的崗位。這除了領導工作的需要，任何單位領導都需要有秘書輔助處理信息、傳遞管理文件、掌管印章、辦理日常事務外，還由于秘書部門具有的“不管部”功能，決定了任何機關還必須有人協(xié)助領導，去管理與處理一些無其他部門分管的工作。在民間、私營企事業(yè)中，秘書同樣存在，只是性質任務與工作方法有所差異。

筆者曾試圖用一個公式表示秘書的數(shù)量：

slo（s指秘書，l指領導，o指組織機構)

這個公式表明了秘書的人數(shù)總是多于領導的人數(shù)，而領導的人數(shù)又總是多于組織機構的數(shù)量。這是一個十分簡明的普遍真理。我國由于歷史條件與其他復雜的原因，是一個多機構、多領導人的國家。我國的任何一個機構中，總有一個到幾個正副領導人。某些高級的、大型的機構，還不止有黨政兩套領導班子，還有工程技術(總工程師)、財會(總會計師)、工、青、婦等眾多的領導人。90年代筆者在某市調查，該市共有市級機構102個，鄉(xiāng)鎮(zhèn)28個，國有較大企業(yè)46戶，集體所有制較大企業(yè)46家，鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)和個體企業(yè)24267家，私營企業(yè)117家。在以上單位中從事專兼職帶秘書性質的達255l9人，其中專事文書、文字、情息等工作的狹義的秘書1034人。該市是90年代才建市的縣級市，人口為70余萬，算是個中等略大的縣級市。另外還了解過一些大型企業(yè)的情況，如著名的大慶油田，下屬的縣團級單位就有200多個，每家都有黨辦、政辦、工會辦、分廠或車間辦，以及還可能有總工程師、總建筑師、總會計師辦公室等等，都設有大大小小的秘書群體。在一所普通大學里，除了校部的秘書外，各系一般都有黨政兩辦，各業(yè)務處室如科研處、學報編輯部等，也都有秘書人員。如果我們把辦公室里的工勤人員(如駕駛員、炊事員)除開，大致估計一下：我國大陸有31個省(市、自治區(qū))，有2200多個縣，每個縣有幾十上百個部、委、局、辦、社等設有一兩個秘書機構的單位；我國有約lo萬個鄉(xiāng)鎮(zhèn)，80年代鄉(xiāng)鎮(zhèn)一般只有很少的文書人員，近年來由于經(jīng)濟的發(fā)展與機構的膨脹，開始建立辦公室，大的鄉(xiāng)鎮(zhèn)還設立了鄉(xiāng)鎮(zhèn)的工商、稅務、計劃生育、鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)等業(yè)務部門，秘書人數(shù)自然也在增長。又據(jù)國家機構編制主管部門公布的資料，至1999年10月止，全國事業(yè)單位如學校、醫(yī)院、研究院所等共有約114萬個，均有秘書群體及秘書人員，再加上民間企事業(yè)，這樣粗略測算，我國的秘書人員近1000萬人；即便因定義不清沒有人準確統(tǒng)計，秘書隊伍是一支遍布全國的龐大隊伍(它比鐵道、紡織、鋼鐵、石油等等許多行業(yè)人數(shù)更多)，應當是沒有疑問的。

秘書屬于第三產(chǎn)業(yè)，秘書又是信息工作者，在知識經(jīng)濟和網(wǎng)絡時代，秘書職業(yè)還會發(fā)展。在某些發(fā)達國家如美國的秘書人數(shù)就從80年代初約占人口的1％，90年已接近2％。我國的機關單位數(shù)目比例比發(fā)達國家高，各方面領導人需要秘書的程度也高得多，(單就文書、檔案這一系列的工作而言，我國的公文多得多，程序也繁雜得多。)我國秘書的人數(shù)如果達到總人口的1％，就有1300萬人，如隨著社會經(jīng)濟的發(fā)展，達到總人口的1．5％，就會有1800萬人。然后，最早也要在21世紀中葉以后，才可能隨著辦公的高度自動化和家庭辦公的普及化，秘書的數(shù)量再逐漸減少，或秘書職業(yè)同其他職業(yè)互相滲透交叉。

秘書在全國縱橫交錯的行政與管理網(wǎng)絡中，構成類似神經(jīng)中樞的信息系統(tǒng)與類似骨架的后勤保障系統(tǒng)，正是依靠這支龐大的隊伍，保證了各級各地領導機關及領導工作的運行，保證了全社會活動的正常運轉。如果沒有這支隊伍，各級領導都會信息閉塞，事務纏身，各個組織機構都將可能癱瘓，社會將出現(xiàn)無序化的混亂。我們從以上秘書的數(shù)量與分布上，也可以看出秘書的重要。

二、位居中樞，近身助手

秘書職業(yè)是圍繞、依附、從屬于領導的一種職業(yè)。有的秘書界人士(包括實際工作者和理論工作者)不太愿意承認這一職業(yè)特點，總覺得依附、從屬這些字眼不大好聽。其實社會上一切職業(yè)，都不是孤立存在的，許多職業(yè)之間、職業(yè)與社會之間，都有著依存的關系。知識分子，既依存附著于工農大眾，又每每先驅于工農大眾。而農民，《漢書?食貨志》說“辟土殖谷日衣”，是指依附于田地上從事糧食與副業(yè)生產(chǎn)的勞動者；醫(yī)生通常是在醫(yī)院診所中工作的；軍人是依附于老百姓的人民子弟兵。而秘書職業(yè)同這些職業(yè)都有個不同點，秘書是遍布于一切職業(yè)之中，位居各個機構的中樞，圍繞于各個單位的領導的。秘書職業(yè)在社會組織結構中的地位，更接近于會計職業(yè)，任何單位只要有財務工作就有會計人員，只要有領導干部就有秘書人員。但它又不同于會計人員，會計是專門管理資金賬目的專業(yè)人員，其職業(yè)的業(yè)務范圍專一明確；而秘書則是圍繞領導工作活動的領導的輔助人員，對領導發(fā)揮的主要是一種親密助手的作用。秘書在各單位組織結構中處在位居中樞，接近領導的特殊位置。xx同志在1990年全國黨委秘書長座談會上把辦公廳室形象地稱為領導人的“左右手”，這是很重要的應引起重視的提法：

(一)秘書的近身與“左右手”地位，使秘書成為領導同外界接觸交往的重要渠道，除了領導人本人直接收集的信息外，一個單位進進出出的信息，諸如文件、電話、傳真、報表等，都是先由秘書收發(fā)登記處理的。所以文書工作、信息工作、接待工作等成為秘書職業(yè)的經(jīng)常性基礎工作，并使秘書職業(yè)帶有強烈的文牘性。

(二)秘書的近身與“左右手”地位，使秘書最易了解領導所轄范圍的情況，接近領導決策的全過程，加之秘書可能列席領導核心會議，領導簽發(fā)的文件也要交秘書之手才能發(fā)出。這也就決定了秘書職業(yè)帶有強烈的機要性。即使在民間企事業(yè)里，雖然不一定叫機要性，但對經(jīng)濟情報保密的要求也是很高的。

(三)秘書的近身與“左右手”地位，表明了秘書職業(yè)的圍核性。圍核性是原解放軍秘書學者董信泰提出的，不再專述。

(四)秘書的近身與“左右手”的地位，使得秘書在一定情況下，可能被授權代表領導人處理某些事務。秘書部門的負責人或個別秘書，還可能起著領導的“代言人”、“代理人”、接近行政助理的作用。這種作用可稱為“賦予性”的結果，其他人員也可能被領導賦予某些職權，但秘書的賦予性顯然強得多。

以上，從秘書職業(yè)所處的位置，也充分說明了秘書的重要性。如果沒有秘書，領導人將很難掌握信息，聯(lián)系群眾，正確決策，進行科學的、有效的領導。

三、全面綜合，服務領導

這主要指秘書職業(yè)是近身直接為領導工作服務的。領導工作的全面性，決定了輔助、服務于領導人工作的秘書職業(yè)，也就必然帶有強烈的全面性。它不同于任何專業(yè)業(yè)務部門，它不專事某項專門業(yè)務，如工業(yè)、商業(yè)、生產(chǎn)、計劃、宣傳、組織等，但秘書必須全面綜合各種信息，是領導的全方位助手。對此，論述甚多，也不再贅述。秘書的社會職業(yè)化是一個歷史發(fā)展過程。當然，官員型的秘書及秘書負責人，也還將長期存在，只是一般秘書的職業(yè)特征將會越來越顯著。

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