福建師范大學(xué)社會歷史學(xué)院

碩士研究生入學(xué)考試

檔案學(xué)專業(yè)

《檔案信息管理基礎(chǔ)》考試大綱

Ⅰ考查目標

檔案信息管理基礎(chǔ)是檔案學(xué)中最早建立的一門專業(yè)基礎(chǔ)學(xué)科，也是一門專業(yè)主干學(xué)科。它專門研究檔案的收集、整理、鑒定、保管、檢索、編研、利用、統(tǒng)計等環(huán)節(jié)的科學(xué)理論與方法，及其各環(huán)節(jié)之間的有機聯(lián)系。該課程要求考生系統(tǒng)掌握上述基本理論、基本知識和基本方法，獨立分析和解決有關(guān)理論問題和實際問題。

Ⅱ　考試形式和試卷結(jié)構(gòu)

一、試卷滿分及考試時間

本試卷滿分為150分，考試時間為180分鐘。

二、答題方式

答題方式為閉卷、筆試。

三、試卷內(nèi)容結(jié)構(gòu)

檔案的收集20　分

檔案的整理30　分

檔案的鑒定20　分

檔案的保管10　分

檔案的檢索30　分

檔案的編研15　分

檔案的利用15　分

檔案的統(tǒng)計10　分

四、試卷題型結(jié)構(gòu)

名詞解釋 5小題，每小題6分，共30分

簡答題　　　　　　　　　3小題，每小題12分，共36分

綜合題　　　　　　　　　3小題，每小題28分，共84分

五、參考書目：《檔案管理學(xué)基礎(chǔ)》陳兆祦等,中國人民大學(xué)出版社 2005年4月第3版

Ⅲ　考查范圍

一、檔案的收集。

(一)檔案室的收集工作。

注意檔案室的收集工作主要應(yīng)掌握歸檔制度，檔案室的收集工作制度的內(nèi)容包括歸檔范圍、歸檔時間和歸檔要求。

1、歸檔的范圍

需要歸檔文件的范圍：機關(guān)的正式發(fā)文、收文;機關(guān)的內(nèi)部文件。

不需要歸檔的文件：重份文件;事務(wù)性文件;不需辦理文件;未生效文件;一般的修改稿以及一般的人民來信

2、歸檔的時間：文件形成后的第二年上半年之前。

3、歸檔的要求：根據(jù)歸檔范圍，將應(yīng)收集的檔案材料收集齊全、完整;歸檔的文件材料必須經(jīng)過科學(xué)地分類、立卷，案卷標題應(yīng)該簡明確切;歸檔的文件必須注明保管期限;歸檔的案卷必須經(jīng)過系統(tǒng)的排列，并編制案卷目錄;履行簽收手續(xù)

(二)國家檔案館的收集工作

1、對現(xiàn)行機關(guān)檔案的收集

接收期限：設(shè)區(qū)的市級以上機關(guān)向檔案館移交的期限為20年，縣級機關(guān)向檔案館移交的期限為10年。

接收要求：進館檔案必須以全宗為單位，保持全宗的完整性;進館檔案要收集齊全、完整，要分類、立卷，正確劃分保管期限，具有永久、長期保存價值的檔案才能進館;與全宗有關(guān)的資料要與檔案一并接收進館;履行簽收手續(xù)。

2、撤銷機關(guān)檔案的接收

對撤銷機關(guān)檔案的接收要加強信息工作、及早提出接收要求;主動上門指導(dǎo)、及時進行接收。

3、歷史檔案的征集

歷史檔案征集的意義：收集歷史檔案是為了維護祖國的歷史文化財富;收集歷史檔案是編史修志，進行愛國主義教育的需要;收集歷史檔案是提高檔案館地位的重要手段

歷史檔案征集的方法：廣泛宣傳收集歷史檔案的意義;重視調(diào)查研究;采取精神鼓勵和物質(zhì)獎勵相結(jié)合的方法。

四、檔案的整理

(一)區(qū)分全宗

1、全宗。全宗是獨立的機關(guān)和著名人物在社會活動中形成的檔案的有機整體。其含義為：全宗構(gòu)成者的類型包括獨立的機關(guān)單位、著名人物;全宗是一個有機整體;全宗形成具有客觀性。

2、立檔單位。立檔單位的構(gòu)成條件：行政上，可以獨立行使職權(quán);財務(wù)上，設(shè)有會計單位，享有獨立的預(yù)算權(quán);人事上，設(shè)有人事機構(gòu)，有一定的人事任免權(quán)。

3、立檔單位的變化與全宗的劃分。

建國后存在的立檔單位主要分析其基本職能的變化：新立、撤銷、分立、合并、并入、獨立時，應(yīng)重新劃分全宗;臨時性機構(gòu)、合署辦公的立檔單位應(yīng)根據(jù)具體情況設(shè)立全宗;立檔單位名稱的變更、立檔單位領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系的變更、立檔單位內(nèi)部機構(gòu)的調(diào)整、立檔單位地點的變更、立檔單位短期停止活動后又恢復(fù)。

建國前后產(chǎn)生的立檔單位主要分析其政權(quán)性質(zhì)：政權(quán)機關(guān)，在新舊政權(quán)更替時期應(yīng)重新劃分全宗;事業(yè)單位，政治色彩較濃的在新舊政權(quán)更替時期一般要重新劃分全宗;一般的學(xué)校、醫(yī)院、公司和工廠等企業(yè)事業(yè)單位不要重新劃分全宗;民主黨派、宗教組織等只要其基本綱領(lǐng)、宗旨、教義不變也不需要重新劃分全宗。

4、人物全宗

人物全宗所包含的內(nèi)容：立檔單位活動中形成的資料、他人撰寫的資料。

5、全宗的補充形式：聯(lián)合全宗、匯集全宗、檔案匯集。

(二)全宗內(nèi)檔案的分類

1、全宗內(nèi)檔案分類的常用方法

(1)年度分類法。

年度分類法的優(yōu)點：符合檔案按年度形成的特點和規(guī)律，能保持檔案在形成時間方面的歷史聯(lián)系;便于人們按年度(時間)查找利用檔案;便于實際分類工作的進行。

運用范圍。大部分全宗都能采用，兩種情況例外：立檔單位存在時間短，沒有劃分的意義;檔案之間的年度界限已被打亂，難以再按年度劃分。

(2)組織機構(gòu)分類法。

組織機構(gòu)分類法的優(yōu)點：能保持檔案在組織機構(gòu)方面的聯(lián)系，反映各組織機構(gòu)工作活動的面貌;能在一定程度上保持檔案內(nèi)容方面的聯(lián)系;便于實際分類工作的進行。

組織機構(gòu)的運用范圍。同時具備下列三個條件的全宗可適用組織機構(gòu)分類法：立檔單位內(nèi)部組織機構(gòu)健全;立檔單位內(nèi)部組織機構(gòu)相對穩(wěn)定;檔案之間組織機構(gòu)界限清晰。

組織機構(gòu)分類法中應(yīng)注意的幾個問題：一個全宗可按組織機構(gòu)分類法分幾層;各類別的排列順序;臨時性機構(gòu)的排列;黨、工、團檔案的排列;辦公廳(室)檔案的歸檔;涉及不同業(yè)務(wù)部門文件的歸檔。

(3)問題分類法

類目設(shè)置的要求：類目的設(shè)置力求符合實際情況，類目的設(shè)置力求符合邏輯，總類(綜合類)的設(shè)置。

2、幾種分類方法的結(jié)合應(yīng)用(復(fù)式結(jié)構(gòu)分類法)

(1)年度——組織機構(gòu)分類法

優(yōu)點：把同一年度的檔案集中在一個大類中，保持了檔案在時間上的聯(lián)系，便于按年度查找;便于實際工作的進行;不受歷年機構(gòu)變動的影響。

適用范圍：比較適用于現(xiàn)行機關(guān)

(2)組織機構(gòu)——年度分類法

優(yōu)點：可以保持檔案在組織機構(gòu)方面的聯(lián)系，便于人們按照組織機構(gòu)查找利用檔案，并且在很大程度上便于人們從問題的角度查找利用檔案。

適用范圍：比較適用于撤銷機關(guān)和歷史檔案。

(3)年度——問題分類法

優(yōu)點：把同一年度的檔案集中在一個大類中，保持了檔案在時間上的聯(lián)系，便于按年度查找;不受歷年機構(gòu)變動的影響。

適用范圍：適用于現(xiàn)行機關(guān)(可作“年度——組織機構(gòu)分類法”的候補形式)。

(4)問題——年度分類法

優(yōu)點：較好地保持了檔案在問題上的聯(lián)系，便于按問題查找檔案。

適用范圍：適用于撤銷機關(guān)和歷史檔案(可作“組織機構(gòu)——年度分類法”的候補形式)

五、檔案的鑒定

(一)檔案的鑒定的內(nèi)容

(二)檔案的鑒定的重要性

1、檔案鑒定工作是檔案管理工作的一項重要環(huán)節(jié)

2、檔案鑒定工作是決定檔案存毀的關(guān)鍵

(三) 檔案鑒定的方法

1、決定檔案保存價值的因素

2、分析檔案價值的方法

(1)分析文件的內(nèi)容。

(2)分析文件的來源。

(3)分析立檔單位在社會上的地位。

(4)分析文件產(chǎn)生的時間。

(5)分析文件的名稱。

(6)分析文件的稿本及可靠程度。

(7)分析文件的有效性。

(8)分析文件的外形特點。

(9)分析全宗和全宗群內(nèi)檔案的完整程度。

(四)檔案保管期限表

1、檔案保管期限表的類型

(1)通用檔案保管期限表

(2)專門檔案保管期限表

(3)同系統(tǒng)機關(guān)檔案保管期限表

(4)同類型機關(guān)檔案保管期限表

(5)機關(guān)檔案保管期限表

2、檔案保管期限表的結(jié)構(gòu)

(五) 檔案鑒定工作制度和組織

檔案鑒定工作制度

1、制定檔案保管期限表

2、鑒定工作必須有組織有領(lǐng)導(dǎo)地進行

3、銷毀檔案的批準制度

檔案鑒定工作的組織

1、現(xiàn)行機關(guān)檔案鑒定工作的組織

2、檔案館檔案鑒定工作的組織

(六)檔案的銷毀

1、檔案的銷毀清冊

2、檔案銷毀的方法

六、 檔案的保管

(一)檔案保管工作概述

1、檔案損毀的原因

2、檔案保管工作的任務(wù)

3、檔案保管工作的基本原則

(二) 檔案保管的物資條件

1、檔案庫房

2、檔案裝具

3、檔案包裝材料

(三) 檔案庫房管理

1、檔案架柜的排列

(1)排列一致、橫豎成行

(2)架子排列應(yīng)與窗戶面垂直

(3)架子排列應(yīng)注意最大限度地利用庫房空間

2、檔案的存放

(1)以全宗為單位排列檔案

(2)全宗內(nèi)案卷排列

(3)全宗之間的排列順序

3、檔案存放位置索引

(1)指明檔案存放位置的索引

(2)指明檔案庫房、架存放檔案情況的索引

4、檔案代理卡

(四)全宗卷

七、檔案檢索

(一)檔案檢索工作的內(nèi)容

1、編制檔案檢索工具

2、利用檢索工具查找檔案

(二)檔案檢索工具的種類

1、按檔案檢索工具的檢索范圍分

以一個全宗為檢索范圍的檢索工具

以一個檔案館為檢索范圍的檢索工具

以若干個檔案館為檢索范圍的檢索工具

2、按檔案檢索工具的物質(zhì)形態(tài)分

電子檢索工具

紙質(zhì)檢索工具

(1)書本式檢索工具：

目錄式

文章敘述式

(2)卡片式檢索工具

縮微目錄

(三)編制檔案檢索工具的質(zhì)量要求

1、檢索速度快。

2、有較高的查全率和查準率。

3、方便實用

(四)檔案著錄概述

1、檔案著錄及其意義

2、著錄項目

(五)各項目的著錄方法

(六)《中國檔案分類法》的特點

《中國檔案分類法》與“檔案館藏法”的區(qū)別

1、檔案館藏法的點

(1)以檔案實體為分類對象

(2)以全宗為單位

(3)多以年度、組織機構(gòu)、問題為分類標準

2、《中國檔案分類法》

(1)不以檔案實體為分類對象

(2)分類范圍不受全宗的限制

(3)以社會職能分工為主要分類標準

《中國檔案分類法》與《中國圖書分類法》的異同

1、分類依據(jù)方面

2、作用方面

3、體系方面

“一法四表”

1、《中華人民共和國檔案分類表》

2、《新民主主義檔案分類表》

3、《民國檔案分類表》

4、《清代檔案分類表》

(八)《中國檔案主題詞表》

《中國檔案主題詞表》的作用和使用范圍

《中國檔案主題詞表》選詞原則和選詞范圍

《中國檔案主題詞表》的結(jié)構(gòu)體例

(九)檢索工具

分類卡片目錄

主題卡片目錄

全宗文件卡片目錄

重要文件卡片目錄

專題卡片目錄

人名卡片目錄

案卷目錄

案卷文件目錄

文號目錄

聯(lián)合目錄

全宗指南

檔案館指南

專題指南

(十) 檔案的編研

檔案編研工作的內(nèi)容

1、編纂檔案材料

2、編寫檔案參考材料

3、參加歷史研究

檔案參考材料

1、大事記

2、組織沿革

3、統(tǒng)計數(shù)字匯集

4、專題概要

5、會議基本情況簡介

(十一)檔案利用工作

閱覽室服務(wù)

外借服務(wù)

制發(fā)檔案復(fù)制本

制發(fā)檔案證明

檔案展覽

參考咨詢

(十二)檔案的統(tǒng)計

1、檔案統(tǒng)計工作的意義

2、檔案統(tǒng)計工作的要求

3、檔案統(tǒng)計工作步驟

4、檔案室的登記和統(tǒng)計工作

5、檔案館的登記和統(tǒng)計工作

6、檔案館行政管理部門的統(tǒng)計工作